Archivage

Disponible uniquement sur Etudier
  • Pages : 7 (1713 mots )
  • Téléchargement(s) : 0
  • Publié le : 7 juin 2010
Lire le document complet
Aperçu du document
Le terme records management est généralement traduit en français par « gestion des archives courantes et intermédiaires» ou « gestion des documents d’archives. Mais de plus en plus d’entreprises tendent à utiliser le terme  « record management » .

L’archivage est-elle une obligation?

Oui, selon la loi N° 79-18 du 3 janvier 1979, « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soientleur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ».Dès sa création, un document devient une archive. Par ailleurs, le terme « Archives » est depuis l'émergence des nouvelles technologies, associé à une grande diversité de supports : du document papier jusqu'audisque optique, en passant par les fichiers électroniques, les bandes magnétiques, etc.

L’objectif de l’archivage

Les archives sont à la fois un instrument de communication, un moyen de preuve et un outil de mémoire aux durées de conservation variables.Son objectif est d’organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont une entreprise peut avoir besoin pourjustifier son activité, dans un objectif de traçabilité, d’intégrité, de sécurité, de garantir l’existence et l’accessibilité des documents, leur authenticité, leur fiabilité et de permettre qu’ils soient exploitables.
La conservation des archives répond à un triple intérêt : Organiser la gestion des documentsElle permet d’organiser la gestion courante d’un service (en administration comme enentreprise), et de disposer en permanence des informations utiles.
Justifier les droits des personnes physiques ou moralesElle permet de justifier les droits et obligations des et en cas de contestation, de posséder des preuves.
Sauvegarder la mémoireElle permet, en constituant les matériaux de l’histoire, de sauvegarder la mémoire.

Les documents d’archives comprennent un contenu, uncontexte, et une structure suffisants, pour fournir la preuve ou la mise en évidence d’une activité. Alors que le document d’archives est souvent identifié au document sous sa forme traditionnelle, il peut être aussi bien un objet tangible tel qu'une information numérique. Par exemple, les documents bureautiques, le contenu des bases de données ou des sites Internet ou Intranet, les données desapplications et les courriels sont tous des documents d’archives.

D’où provient l’archivage?

La gestion des documents d’archives a été organisée aux États-Unis après la Seconde Guerre mondiale, autour de la théorie des trois âges des archives (courantes, intermédiaires, définitives). Celle-ci sera reprise par l’archiviste français Yves Pérotin dans les années 1960.
Les différents types d’archivages:Les trois « âges » des archives (décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979) :

Les Archives courantes
Il s'agit des documents conservés dans le bureau et dossiers qui traitent des affaires en cours et qui font l'objet d'intégrations et de consultations fréquentes. Dans la pratique, pour beaucoup d'entreprises, il ne s'agit pas encore d'Archives au sens propre du terme, mais plutôt de dossiers oudocuments vivants. L'organisation des archives vivantes doit satisfaire à des nécessités d'exploitation ou de production.
Les Archives intermédiaires
Il s'agit des documents et dossiers qui ne sont plus considérés comme des Archives courantes mais qui peuvent faire l'objet de consultations ponctuelles. Les Archives intermédiaires sont conservées le plus souvent pour satisfaire à des obligationsprobantes et peuvent faire, au-delà des durées légales ou réglementaires de conservation, l'objet d'un tri pour une possible destruction.
Les Archives définitives
Il s'agit des documents et dossiers qui sont définitivement, généralement pour des raisons historiques ou patrimoniales.

Le cycle de vie d’un document


L’archivage éléctronique

Quel que soit le type de classement...
tracking img