Tâches effectués par l’assistante

Prise de contacte avec les employés
Mise au point avec la Directrice
Vérification des dossiers enregistrés sur le PC
Vérification des factures téléphoniques et des abonnements Internet
Gestion des appels téléphoniques
Envoi et réception des différents documents via Fax, mails, etc.
Effectuer les différentes tâches administratives liées à la bureautique (frappe, tri, classement et archivage des documents)
Suivi des factures à payer, et se déplacer pour les payements. Informer la directrice de l’abonnement des loyers des boutiques avant les dates indiquées
Réception des chèques à remettre aux différents fournisseurs et contacte avec les fournisseurs pour leur demander de passer récupérer leurs chèques.
Contacter l’informaticien pour des problèmes d’informatique, imprimantes et de connexion à l’administration et aux boutiques
Appel et suive avec les boutiques via téléphone pour demander s’ils leur manquaient des articles ou bien des problèmes techniques sont à régler
Suivi et passation des consignes du courrier reçu (CASNOS, SONELGAZ, FAX, etc.)
Déplacement pour payer les factures de connexion, eau, électricité, etc.
Suivi et encadrement avec les responsables de France et ce via mail.
Faire attention aux problèmes techniques des boutiques et contacter les techniques pour les fixer.
Faire le point et le suivi avec les instituts pour leur fournir le matériel et soins nécessaires, établir une liste d’achats, effectuer les achats, stocker la marchandise dans la réserve, préparer les articles à livrer (réassort des cabines) pour Audin et Didouche, à remettre au début de la semaine.
Assurer la livraison des différents articles nécessaires aux boutiques.
Récupérer le linge sale des instituts, leur remettre de nouveau et s’assurer qu’ils ne leur manquent aucun article.
Remettre et récupérer le linge de chez la blanchisserie
Faire le point du personnel, les dossiers à fournir, suivi des documents manquants, les