Vous êtes l’assistant du responsable du service des moyens généraux du siège d’un établissement public. Le service des moyens généraux comprend trois ateliers : courrier, reprographie et maintenance.
Chacun de ces ateliers est théoriquement piloté, au quotidien, par un animateur d’équipe. Les animateurs d’équipe ont des profils de techniciens qui, en fait, sont peu impliqués dans le management. Ils souhaitent plutôt se fondre dans les équipes et ne pas assumer d’autres tâches que techniques. Conséquence de cela, tous les problèmes remontent rapidement au responsable des moyens généraux, qui essaie alors de les traiter.
Vous êtes chargé de différentes tâches de gestion pour le compte des trois ateliers :
L’élaboration des plannings hebdomadaires d’activité
La gestion des achats (fournitures et matériels)
Le suivi des prestataires
La gestion des congés et des absences
L’organisation et le suivi des différentes réunions
Le service de reprographie est constitué d’une équipe de cinq personnes dont l’animateur d’équipe. Le statut de ce dernier reste, malgré ce titre officieux d’animateur d’équipe, celui d’un agent d’exécution. Il bénéficie toutefois d’une prime exceptionnelle de fin d’année censée prendre en compte la charge de travail supplémentaire que représente l’animation de l’équipe. Cette prime est normalement modulée en fonction des performances de l’agent.
L’atelier ne semble guère attirer les vocations et les agents ne restent jamais très longtemps (pas plus d’un an et demi en moyenne). Les postes y sont souvent vacants (actuellement un poste sur un effectif budgétaire de cinq).
A l’exception de trois machines, relativement anciennes, et d’ailleurs souvent en panne (elles sont mal suivies par le prestataire chargé de la maintenance), le parc est très récent avec notamment deux machines livrées dans les deux derniers mois : une pelliculeuse (qui enveloppe d’un film plastique transparent les lots de feuilles photocopiées) et une photocopieuse programmable,