Culture d'entreprise
Le classement
Compétences : fichiers à classer documents
Connaissances :
La représentation et la circulation des documents
La gestion des dossiers papiers
- les caractéristiques - les critères de choix
Cadre du travail :
Vous participez à la mise à jour du classement des dossiers aux services achats et ventes sous la responsabilité de Romain GENTIL.
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La gestion des dossiers papiers
1.1 - Les différentes catégories de dossiers
Au sein des services, les documents ne sont pas tous de même nature ni utilisés de la même façon. Pour mettre en place des solutions de classement vraiment efficaces, il faut donc adapter celles-ci aux 3 grandes catégories de papiers que vous retrouvez ci-dessous.
Le classement des dossiers au sein de fichiers permanents
Exemples : dossiers clients dossiers fournisseurs dossiers du personnel etc
L’organisation des affaires en cours, sur les bureaux
Exemples : commandes ventes commandes d’achats commandes d’export contentieux et litiges réclamations clients contrôles qualité etc
La gestion des dossiers divers et variés des cadres, dirigeants et secrétaires de direction
Exemples : courriers, notes, mails, rapports et études, comptes rendus de réunions, articles de presse, projets, documentations techniques, etc
(Site : Technoclass.com)
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1 - Complétez le tableau ci-dessous en déterminant la fréquence d’utilisation des trois catégories de papier page précédente :
Catégorie Dossiers des fichiers permanents Documents des affaires en cours Dossiers divers et variés Fréquence d’utilisation
2 - Quelle que soit la nature du document utilisé, quel est l’intérêt de le classer ?
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