Gestion dossier client

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  • Publié le : 28 novembre 2010
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La gestion d’un dossier client

La tenue d’un dossier client au sein d’un cabinet d’expertise comptable est typiquement ce que doivent faire les collaborateurs et c’est donc pour cela que ce travail m’a été confié. C’est pour cette raison que j’ai choisi de développer cette tâche. Nous allons voir les différentes étapes et démarches qui s’imposent lors de la gestion d’un dossier client.Les tâches préalables à la saisie

Tout d’abord, le client doit nous envoyer différents éléments pour nous permettre, mois par mois, de saisir sa comptabilité. Mais si aucune saisie n’a été faite après la fin de l’exercice du client, nous devons avoir en notre possession toutes les factures d’achats et de ventes que ce dernier a réalisé au cours de l’exercice ainsi que de ses mouvements de caisse(la plupart du temps inscrit sur un cahier). Le client doit également nous faire parvenir ses différents relevés bancaires ainsi que ses chéquiers et ses bordereaux de remise de chèques. Pour finir nous devons avoir à disposition les bulletins de paie de tous ses salariés, s’il en possède, et également les différentes déclarations de TVA de l’année. Avec tous ces éléments en main nous devons,avant de commencer à saisir, classer les différentes factures mois par mois. Pour des raisons de facilité nous pouvons les classer ensuite par fournisseurs. Suite à ce travail, qui peut s’avérer long selon le client, nous pouvons commencer la saisie.

La saisie d’un dossier client

Pour ce faire, il faut commencer par ouvrir le logiciel de comptabilité du cabinet c’est-à-dire COALA. La listede tous les clients s’affiche à gauche, nous sélectionnons alors celui dont on veut saisir la comptabilité. Plusieurs choix s’offre alors à nous mais dans notre cas nous nous servirons uniquement de la case « comptabilité ». Une fois à l’intérieur du dossier client, nous devons enregistrer toute l’année du client dans le cas où rien n’aurait été encore saisi. On choisit alors la période à laquellenous voulons saisir et le journal qui nous intéresse. Pour une question de logique, nous commençons par enregistrer les achats du client dans le journal des achats. Nous devons alors avoir à disposition toutes les factures d’achats du client ainsi la saisie peut commencer. On commence par le jour de la facture, ensuite par le numéro du compte de tiers concerné, en contrepartie il y aura un compted’achat hors taxe et sa TVA. Puis par le numéro de la pièce qui est composé de la position à laquelle on saisit la facture et du mois, par exemple pour la première facture que l’on va saisir au mois d’avril, le numéro de la pièce sera : « 01/04 ». Il y a ensuite le libellé ou s’inscrit automatiquement le nom du fournisseur et évidemment les colonnes débit et crédit où l’on saisira les différentsmontants inscrits sur la facture.

Exemple d’un enregistrement type d’une facture d’achat :

A la fin de l’enregistrement, un trait rouge vient délimiter l’écriture lorsqu’elle est soldé et on note sur la facture le numéro de la pièce dans le coin supérieur droit, pour un avoir on doit rajouter un « A » devant le numéro de la pièce. Une fois que la saisie de toutes les factures d’achats del’année est finie, on peut continuer le dossier du client en saisissant ses ventes.

On doit alors ouvrir le journal des ventes à la période à laquelle on va enregistrer ses factures. Dans le plus gros des dossiers que j’ai eu à traiter, je n’avais pas de factures mais un cahier où le client, un traiteur, y recensait toutes ses ventes mois par mois. N’ayant pas de logiciel, il était obligé de toutnoter dans un cahier. Il faut donc saisir chacun des clients qu’il a livré au débit et en contrepartie la somme de toutes ses ventes dans un compte de produit et dans un compte de TVA. Son exercice comptable allant du 1er avril 2009 au 31 mars 2010, j’ai pu m’apercevoir du changement du taux de TVA qui est passé de 19.6% à 5.5% au 1er juillet 2010 sauf pour les ventes d’alcool. Lorsque les...
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