Le publipostage

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  • Publié le : 4 décembre 2011
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Le publipostage
Le publipostage consiste à fusionner un document contenant un texte standard avec un autre contenant des données individuelles sur des personnes ou des éléments. Le document qui renferme le texte type est appelé document principal, le fichier des données individuelles étant la source de données. La fusion des deux documents par le publipostage produira un ensemble de versionspersonnalisées du document type, reprenant chacune les données d'une personne ou d'un élément spécifique. L’onglet publipostage du ruban Word propose un guide étape par étape dans la réalisation d'un publipostage. 5 étapes sont nécessaires à la réalisation d'un publipostage.

1. Créer le document principal
Le document principal contient le texte de fond qui sera reproduit dans chaque versionpersonnalisée d'un document fusionné.

2. Créer une source de données ou sélectionner une source existante
La source de données est le fichier contenant les données qui varient dans chaque document fusionné, comme un nom, un prénom, une adresse ou une ville. La fusion du document principal peut se faire avec une source existante (un fichier Word, une liste de contacts d'Outlook ou une base dedonnées Access), ou par la création d’une nouvelle source de données.

3. Trier les enregistrements
Certains enregistrements doivent être exclus de la fusion selon certains critères. Par exemple, le titre de civilité, le code postal ou la ville.

4. Insérer les champs de fusion dans le document principal
Les champs de fusion sont des emplacements réservés dans le document principal indiquant où lesdonnées de chaque enregistrement seront placées lors de la fusion. Par exemple, à l'endroit où vous voulez placer un code postal, vous insérez le champ de fusion du code postal. Les champs de fusion doivent être insérés, et non tapés, dans le document principal.

5. Fusionner les données de la source dans le document principal
Lorsque les documents sont prêts, les fusionner est aussi simpleque cliquer sur un bouton. La fusion peut se faire dans un nouveau fichier, qui contiendra toutes les pages des documents individualisés résultant de la fusion, ou directement vers une imprimante, un télécopieur ou un programme de messagerie électronique.

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Fonctionnalités de l’onglet Publipostage
Commande Enveloppes Étiquettes Démarrer la fusion et le publipostage Sélection desdestinataires Modifier la liste des destinataires Champs de fusion en surbrillance Bloc d'adresse Règles Fonction Créer et imprimer une enveloppe individuelle. Créer et imprimer une étiquette individuelle Sélectionner le type de document à fusionner pour créer et amorcer le processus de fusion et de publipostage. Lier une source de données à un document principal ou créer une nouvelle source de données.Modifier, trier ou filtrer la source de données associée. Mettre en surbrillance les champs de fusion dans le document principal. Insérer un champ bloc d'adresse dans le document principal. Spécifier des règles pour définir comment Word fusionne les données de la source dans le document principal. Faire correspondre les champs d'adresse avec les noms de champ utilisés dans la source de données. Mettreà jour toutes les étiquettes d'un document d'étiquettes pour les assortir au contenu et au format de la première étiquette. Rechercher les erreurs durant la fusion des données. Diriger la fusion vers un nouveau document ou l'envoyer directement à l'imprimante ou par courrier électronique, puis compléter la fusion.

Faire correspondre les champs Mettre à jour les étiquettes

Rechercher leserreurs Terminer et fusionner

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Application
Consignes de réalisation : Le document principal : annexe 1. La source de données : annexe 2. 1. Insérer les champs de fusion appropriés (cf. flèches). 2. Adapter le terme "Cher" au titre de Civilité. 3. Vous adaptez le cadeau en fonction du client : pour les femmes : un magnifique bouquet de fleurs séchées pour décorer votre cheminée, et pour les...
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