Le publipostage
Le publipostage consiste à fusionner un document contenant un texte standard avec un autre contenant des données individuelles sur des personnes ou des éléments. Le document qui renferme le texte type est appelé document principal, le fichier des données individuelles étant la source de données. La fusion des deux documents par le publipostage produira un ensemble de versions personnalisées du document type, reprenant chacune les données d'une personne ou d'un élément spécifique. L’onglet publipostage du ruban Word propose un guide étape par étape dans la réalisation d'un publipostage. 5 étapes sont nécessaires à la réalisation d'un publipostage.

1. Créer le document principal
Le document principal contient le texte de fond qui sera reproduit dans chaque version personnalisée d'un document fusionné.

2. Créer une source de données ou sélectionner une source existante
La source de données est le fichier contenant les données qui varient dans chaque document fusionné, comme un nom, un prénom, une adresse ou une ville. La fusion du document principal peut se faire avec une source existante (un fichier Word, une liste de contacts d'Outlook ou une base de données Access), ou par la création d’une nouvelle source de données.

3. Trier les enregistrements
Certains enregistrements doivent être exclus de la fusion selon certains critères. Par exemple, le titre de civilité, le code postal ou la ville.

4. Insérer les champs de fusion dans le document principal
Les champs de fusion sont des emplacements réservés dans le document principal indiquant où les données de chaque enregistrement seront placées lors de la fusion. Par exemple, à l'endroit où vous voulez placer un code postal, vous insérez le champ de fusion du code postal. Les champs de fusion doivent être insérés, et non tapés, dans le document principal.

5. Fusionner les données de la source dans le document principal
Lorsque les documents sont prêts, les fusionner est aussi simple