Notes de services

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UTAVA UNITE DE TRAITEMENTS AGRICOLES PAR VOIE AERIENNE
ETABLISSEMENT PUBLIC A CARACTERE INDUSTRIEL ET COMMERCIAL
BP :1055 GAROUA – TEL :77 76 87 78 – FAX : (237) 27 31 03

NOTE DE SERVICE N° 003/04/NS/UT/DUA
Portant réorganisation du Service Administratif

Le Service Administratif et Financier est réorganisé ainsi qu’il suit à l’antenne de Tiko :Monsieur BELINGA MENGUE est nommé caissier.
Monsieur WALVERDE GANAVA est chargé du commercial.
Mlle GOGEON à AYONG Hélène est nommée comptable.
Le caissier veillera particulièrement à ce que :
1- Le journal de caisse soit à jour et visé mensuellement par le comptable, qui le présente à l’approbation du Directeur ou du chef de service selon le cas.
2- Tout décaissement ait étépréalablement ordonné, fait l’objet d’une demande écrite ou expressément approuvée en aval en cas de dépense d’urgence, et d’un justificatif approprié.
3- Toute demande d’approvisionnement soit précédée d’un contrôle de caisse dont le rapport est joint.
4- Tout encaissement ait fait l(objet d’un bon de caisse spécifiant clairement l’origine des fonds encaissés( chèques, espèces clients ou interne ouautres).
Le commercial s’occupera des recouvrements et des approvisionnements :
Des recouvrements :
Il doit de façon régulière rendre compte au Directeur de toute entorse qui surviendrait dans ses taches de recouvrement notamment les cas de dépassement des délais de règlement facture clients. Particulièrement à la CDC Tiko, il devra se déterminer à récupérer les états detraitement dès la fin de chaque cycle, qu’il destinera immédiatement au comptable pour la facturation.
De même, les reçus des remises chèques seront rétrocédés au comptable le même jour. Il devra en outre s’assurer de l’effectivité de ces remises auprès des banques.

En ce qui concerne les approvisionnements ;
Tout approvisionnement devra impérativement avoir été au préalabledemandé par le service utilisateur. La dite demande est transmise à la comptabilité pour établissement du bon de commande. Le bon de commande signé est alors présenté à la caisse pour décaissement ou à la comptabilité pour établissement du chèque. Les justificatifs des dépenses après approvisionnement doivent être retournés le même jour à la caisse ou à la comptabilité selon le cas.

La comptabledevra :
-assurer l’édition des factures clients et leur archivage. Elle centralise les demandes d’opération à la caisse et en assure le respect des procédures des dépenses à la caisse ( contrôle caisse avant approvisionnement, l’arrêt mensuel des opérations de caisse avec procès verbal, validation des journaux de caisse mensuels, etc.)
-éditer les bons de commandes à réception des demandesissues des services.
-remplir les feuilles de chèques en fonction des bons de commandes et les faire signer appuyer desdits bons de commande.

Il est vivement conseillé aux différents concernés ainsi que les services, de se référer aux manuels de procédures dans le cas d’une incompréhension née de l’application des dispositions sus citées.

Le chef du Service Administratif et Financierveillera dans la mise en application de la présente note qui entre immédiatement en vigueur.

Fait le 01 Février 2004

UNITE DE TRAITEMENTS AGRICOLES REPUBLIQUE DU CAMEROUN
PAR VOIE AERIENNE ( UTAVA)PAIX- TRAVAIL – PATRI

REORGANISATION DES SERVICES DE L’UNITE DE TRAITEMENTS AGRICOLES PAR VOIE AERIENNE ( UTAVA)

Le Conseil de Direction de l’UTAVA.
Vu le décret N° 72/051 du 24 mars 1772 réorganisant l’UTAVA.
Vu les recommandations du Conseil de Direction du 1er Juin 2006 à Garoua.
Vu les nécessités de service.
Sur proposition du Directeur de...
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