Psychologie de l"adolescent

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  • Publié le : 7 juillet 2010
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Comment conduire et animer une réunion

Comment conduire et animer une réunion

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Comment conduire et animer une réunion

I/La gestion d'une réunion

1. Qu'est-ce qu'une réunion ?
On parle de réunion dès que deux personnes ou plus se rencontrent pour élaborer une stratégie, résoudre un problème ou simplement échanger des renseignements. Il y a toute sortes de réunions : les réunionsfortuites ou informelles, les réunions communautaires, les réunions professionnelles, etc. Quand on parle de "rencontre", il peut s'agir


d'une rencontre physique : les personnes sont physiquement autour de la table, d'une rencontre virtuelle : les moyens utilisés sont alors la téléconférence ou Internet.



La réunion est donc un partage d'idées ou de renseignements entre personnes. Onassiste à une réunion à chaque fois que l'on a besoin des autres pour agir, pour atteindre un objectif donné.

2. Pourquoi tenir une réunion ?
La réunion est un outil de communication indispensable lorsque le but recherché est de partager des idées. Pour se comprendre, il faut d'abord se parler. La réunion remplit plusieurs fonctions, parfois simultanément. En voici des exemples.

2.1 Donnerou récolter de l'information
Il se peut qu'un ensemble réduit de personnes veuille faire passer un message, donner des renseignements. Dans ce cas, la réunion permet de donner de l'information.

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Comment conduire et animer une réunion Il se peut qu'on ait besoin de rassembler des impressions, des avis ou des connaissances des participants à la réunion. Dans ce cas, la réunion permet derécolter de l'information.

2.2 Préciser l'objectif
Les responsables de la réunion veulent préciser un objectif. Cela peut concerner différents niveaux :


l'objectif d'un geste pédagogique (une sanction, par exemple), l'objectif d'une activité particulière ou d'un cours, l'objectif d'une journée, l'objectif plus général d'un séjour de vacances ou de formation, l'objectif d'une organisation.• • •



2.3 Résoudre un problème
Les situations soulevées en réunion peuvent concerner des problèmes pédagogiques, des problèmes d'organisation ou de vie en internat, des problèmes entre personnes, ...

2.4 Elaborer une stratégie d'ensemble
Ce type de réunion concerne les responsables d'un camp ou d'une formation. Ils établissent un plan et une philosophie de séjour, incluant la façondont l'animation peut avoir lieu, la pédagogie appliquée, la méthodologie pour les formations.

3. Qu'est-ce qu'une réunion réussie ?
Malgré leur utilité évidente, les réunions sont parfois mal perçues. C'est que, mal planifiée ou mal dirigée, une réunion peut devenir ennuyeuse et donner l'impression d'une perte de temps importante.

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Comment conduire et animer une réunion Pour savoir siune réunion est réussie, on peut se poser quelques questions élémentaires.
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Les participants ont-ils appris quelque chose de nouveau ? Des décisions ont-elles été prises ? Les participants savent-ils quoi faire ? Dans quelle mesure cette réunion aidera-t-elle les participants à atteindre l'objectif du groupe ? Les participants ont-ils collaboré entre eux, ont-ils été ouverts et positifs?



4. Les modes de délibération
Pour parvenir à prendre des décisions en réunion, il faut se donner des règles simples et comprises par tous. Il faut aussi veiller à ne pas tomber dans l'excès de procédures. La délibération est la façon dont on prend des décisions. Pour la plupart des réunions, on retrouve trois modes de délibération :
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la discussion, la table ronde, l'assembléedélibérante.

Il ne faut pas confondre les types de délibérations avec les types de réunions. S'il existe essentiellement trois types de délibérations, il existe plusieurs dizaines de types de réunions. Mais ceci n'est pas décrit dans ce document.

4.1 La discussion
La discussion est le mode le plus libre. Les participants ont accès à toute l'information pertinente avant de se prononcer...
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