I-) LA réunion de travail (étapes, règles et efficacité)
A) Définition d’une réunion de travail
Une réunion de travail permet de traiter en groupe un ou plusieurs problèmes qui, s'ils étaient traités par des individus isolés, auraient peu de chance d'être résolus dans les délais impartis et de répondre au niveau d'exigence requis. Par ailleurs, la prise de décision, dans la mesure où les différents acteurs sont présents, est extrêmement rapide. (WIKIPEDIA Définition)
B) Les étapes importantes d’une réunion de travail
B.1 Avant la réunion :
Avant tout chose, l’ordre du jour et la raison d’être de la tenue d’une réunion doivent être mûrement réfléchie afin de ne pas tomber dans le piège d’un rythme de « réunionnite aigüe » :
Les questions sur les quelles doit porter la préparation d’une réunion :
• Quel est l’objectif de la réunion ? (but long moyen terme)
• Une réunion téléphonique peut-elle être suffisante ?
• Une web conférence ou réunion en classe virtuelle (via internet) suffirait-elle ? B.1.1Date et réservation de la salle
En fonction du nombre de participants, il est nécessaire de trouver une salle de réunion libre à une date où les participants sont disponibles.
La date de la réunion doit être prévue bien à l’avance, afin de permettre l’envoi des invitations et des convocations aux participants dans des délais décents.
La salle devra notamment être choisie en fonction des contraintes suivantes :
• Capacité de la salle (en terme de places assises) ;
• Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’animation) ;
• disponibilité d’accès à internet ;
• Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur…). B.1.2Prévenir les participants
Diffuser l’ordre du jour à l’ensemble des participants, en précisant notamment le lieu ainsi que l’heure de début et de fin de la réunion. Eventuellement transmettre un plan d’accès récapitulant les principales facilités (métro, arrêt de bus, gare)