L'inventaire physique

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  • Publié le : 16 septembre 2010
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© PARTEMIS 2009

Introduction : L’inventaire physique est devenu une réelle nécessité pour les entreprises qu'elles soient publiques ou privées. La gestion des actifs participe à la recherche d’une meilleure productivité au même titre que d’autres secteurs de gestion dans l’entreprise. Différentes raisons nous poussent à posséder un inventaire exhaustif et à jour de nos actifs. La premièreraison est la nécessité de constituer un fichier d’actifs structuré et justifié, pour répondre aux nouveaux besoins fiscaux et légaux. Cela permet de : - justifier les actifs de l’entreprise par un inventaire - assurer la traçabilité des biens - valider un actif comptable - préparer les données financières pour une démarche d’imputation analytique et/ou géographique Au-delà de ces objectifscomptables, l’inventaire permet également : - d’optimiser la base d’imposition (taxe professionnelle, taxe carbonne…) - de posséder une base de calcul pour les assurances - et/ou de préparer l’évolution future du patrimoine (cession, fusion…) De plus, l’inventaire autorise le suivi et le contrôle des entrées et sorties d'équipements dits " sensibles " c'est-à-dire : - les biens indispensables à laproduction - les biens très couteux - les biens soumis aux vols (portables, appareils photo…)

C’est pourquoi la méthode utilisée doit être adaptée, au cas par cas, suivant les objectifs propres à chaque projet. Vous trouverez ci-dessous les 10 points essentiels à la bonne réussite de votre projet d'inventaire physique.

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La préparation

Cette étape est très importante, ellepermet l'identification des besoins réels et la mise au point d'une méthode ad hoc. Cela permet également d’anticiper les contraintes réglementaires et techniques auxquelles l’équipe sera confrontée et de découvrir le milieu dans lequel elle évoluera. Cette préparation est basée sur 3 points :

o L’analyse de documents de l’entreprise.
(Organigramme, contraintes réglementaires…).

oL’étude approfondie du fichier immobilisations. Cette opération a pour but de rendre " lisible " le fichier comptable en vue d’un rapprochement avec les biens physiquement présents sur le terrain. La rédaction des procédures d’inventaire. Ce document synthétise l’ensemble des décisions prises lors des réunions préparatoires, les modalités détaillées d’intervention et les objectifs.

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Lacommunication interne.

Cette communication est importante afin de garantir l’efficacité et la rapidité d'intervention des équipes. Pour être efficace, elle devra être : o Complète, expliquant les objectifs et les bénéfices de l’opération d’inventaire. À destination de tous les personnels quel que soit leur grade ou leur fonction, afin de tous les impliquer dans la mission.

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Une communicationcomplète évite d’avoir des réactions négatives de la part des employés de l’établissement inventorié. Elle peut se faire par voie électronique (mail, intranet…) et par affichage sur le site.

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L’inventaire physique

Sur la base de l’ensemble des informations recueillies lors des différentes réunions préparatoires, on développe la méthode selon les périmètres à inventorier,en fonction des catégories et familles d’immobilisations à recenser ainsi que des informations à recueillir pour chacune d’elles. Le périmètre diffère légèrement suivant les entreprises et les objectifs du projet. Il peut être très large : o o o o o o o Informatique, Equipements industriels, médicaux Mobiliers, Outillages, Aménagements, Œuvres d’art, Véhicules, Etc.… Les biens corporels etincorporels.

L’information à recueillir varie également. Cela peut aller des informations habituelles qui permettent une description du bien (marque, modèle, numéro de série, localisation, utilisateur…) à des informations plus techniques comme les dimensions, la couleur, l’état physique, etc. Une fois la méthode rédigée l’équipe de techniciens d’inventaire est alors briefée, les terminaux de...
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