L'événementiel recouvre un large panel de prestations variées en taille, en budget, en public ou en rythme de récurrence. De plus en plus, les acheteurs interviennent sur cette catégorie de dépenses, certains grands groupes ayant déjà des approches très construites. La solution reste la différenciation des processus d'achat selon les caractéristiques de l'opération. Mais l'application de ces méthodes passe souvent mal auprès de prestataires en mal de contrats et sommés de pratiquer la transparence des prix.

L'étude annuelle de l'Anaé (Association des agences de communication événementielle), appréhendant les évolutions du marché de la communication événementielle, est formelle: le poids des achats dans les consultations d'agences est en déclin. Alors qu'ils intervenaient dans 28% des consultations en 2005, ils ne l'ont fait que dans 22% des cas en 2006. En revanche, ils décident plus souvent du choix des prestataires. De 20% en 2005, la part des services achats à décider de l'attribution des marchés est passée à 22% en 2006

Pour cela il faut:

Évaluer le fournisseur
Sa surface financière doit être en rapport avec le montant de l’événement, surtout si celui-ci demande des engagements très en amont. L’acheteur veillera aussi à ne pas représenter une part trop importante du chiffre d’affaires. Et des prestations supposent des autorisations spécifiques comme des licences d’entrepreneur de spectacles ou d’agent de voyages. Le montant de la responsabilité civile professionnelle doit de même être validé. Baliser les propositions
Les allers-retours devront être limités en cours de consultation. Pour le choix du lieu, certaines règles peuvent être énoncées au préalable pour s’épargner les mauvaises surprises. Pour un séminaire par exemple, il peut être exigé d’une agence de ne proposer que des lieux qu’elle connaît d’expérience. Afin d’assurer la confidentialité du travail, il faut stipuler qu’aucun concurrent ne fréquente l’endroit sur la même