Chapitre 17
Contrôle des achats et des règlements
Transversalités
Ce chapitre prépare à l’épreuve E4.1 (orale et pratique) « Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs ». Ce thème peut donner lieu à la réalisation d’une tâche pour nourrir le dossier d’examen. Le recours à l’usage d’un tableur ou d’un progiciel de gestion intégré est donc nécessaire pour la partie pratique de l’épreuve.
Ce chapitre donne l’occasion de réactiver des notions acquises au chapitre 7 « Facturation et suivi des règlements et des relances » de ce même ouvrage.
Situation professionnelle : Ecobat83, p. 287
Quelques pistes
La situation retenue propose d’étudier le cas de l’entreprise Ecobat83, dont l’activité se situe dans le BTP. Les problèmes de paiement de ses clients entraînent des difficultés de trésorerie, qui amènent la société à ne plus pouvoir respecter ses propres échéances vis-à-vis de ses fournisseurs. Pour faire face à cette situation, il convient de mettre en place une gestion stricte et d’utiliser des outils adaptés. Cela passe par la multiplication des contrôles et vérifications. Pour mener à bien cette mission, il convient de maîtriser certains aspects comptables, sans lesquels l’objectif poursuivi serait vain.
Réflexion, p. 288
1. Comment contrôler les livraisons d’Ecobat83 ?
Proposition de réponse
L’assistant(e) se voit ici confier une tâche importante qu’une organisation bien au point doit permettre de réaliser.
Afin de contrôler les livraisons, il est important de concevoir des outils de contrôle qui doivent être prêts pour une utilisation dès réception des marchandises. La gestion des documents commerciaux est primordiale pour pouvoir permettre le suivi du processus commande/ livraison/facturation (voir les chapitres 2 et 3 de l’ouvrage Activités A5.3-7.1, Gestion du système d’information). Une bonne réactivité à un éventuel problème ne sera possible qu’à la seule condition que ce contrôle soit effectif.

2. Quels outils mettre en place pour suivre les