La lettre commerciale

Généralités

La lettre commerciale est utilisée dans d’innombrables cas allant d’une simple demande de renseignements à une étude du marché, en passant par des réclamations, des remerciements, des annulations, des confirmations, des paiements, etc. Elle sert toujours un but précis.

Une lettre commerciale ou administrative se distingue d’une lettre personnelle par sa présentation et son style. Elle est tapée à la machine et rédigée dans un style formel. Le ‘nous’ est généralement utilisé au lieu du ‘je’ car l’expéditeur écrit au nom de la compagnie pour laquelle il travaille.

Conventions

La disposition de la lettre commerciale française répond à des normes précises, établies par l’Association Française de Normalisation (AFNOR). Elle comporte plusieurs parties:

L’en-tête

Des renseignements bien déterminés de l’expéditeur : la raison sociale, la forme juridique de la société, l’adresse exacte du siège social et d’éventuelles filiales ou succursales, le numéro de téléphone, , le numéro d’inscription au Registre du Commerce (R.C.) • Les références
Notre (Nos) référence(s) = N/réf. 529/AT 15
Votre (Vos) référence(s) = V/réf. MPT/br

• L’objet de la lettre
Normalement cette indication est placée à gauche, au-dessus de l’appellation, et précédée du mot Objet.

Le lieu et la date

Le nom du mois est toujours écrit en toutes lettres : Paris, le 9 septembre 2001

Le nom et l’adresse du destinataire

Nom et titre: Messieurs DUMONT & FILS
Adresse: 4, rue Albert 1er (code postal) – lieu de destination 80041 AMIENS CEDEX 07

L’appellation

Monsieur,Madame, Mademoiselle, Monsieur le Directeur, Messieurs, (lorsqu’on s’adresse à une société)

L’appellation est toujours suivie d’une virgule.

Le corps de la lettre

Le corps de la lettre comporte trois parties 1. L’introduction: une phrase ou un alinéa qui introduit le sujet et réfère à une autre lettre, une offre, un entretien