1. Généralités sur la caisse en comptabilité
Au sens strict du terme, la caisse permet de retracer les mouvements d’espèces. Elle est augmentée du montant des espèces encaissées (ventes) et diminuée du montant des espèces décaissées (achats, remises en banque). Son solde comptable doit obligatoirement être débiteur ou nul. Il ne peut, à aucun moment, être créditeur : cela signifierait qu’il a été sorti de la caisse plus d’argent qu’il n’en est rentré.
En pratique, par commodité (notamment dans les commerces de détail), la caisse peut inclure la totalité des recettes de la journée, quels que soient les moyens de paiement (chèques, cartes bancaires, espèces). C’est le cas dans la plupart des comptabilités des entreprises. Cela implique que le compte de caisse soit crédité des chèques remis effectivement en banque et que chaque mouvement de fonds fasse l’objet d’un enregistrement comptable distinct.
Les recettes doivent être justifiées à l’aide de différents moyens : bandes de caisse enregistreuses (la bande doit mentionner la date de la vente, la désignation du bien vendu ou du service rendu, le prix et la T.V.A) ; brouillard de caisse (document manuscrit recensant le détail des ventes quotidiennes qui doit contenir les mêmes informations que les bandes de caisse enregistreuse) ; agenda de caisse : lorsque les mouvements de ventes journaliers sont nombreux, l’agenda de caisse peut être utilisé afin de ne mentionner que le récapitulatif des recettes journalières. Les autres documents ayant permis de calculer les recettes journalières doivent être conservés (bandes de caisses enregistreuses et brouillard de caisse).
2. Comptabilisation des mouvements de caisse
La caisse est débitée du montant des espèces encaissées et créditée du montant des espèces décaissées.
A. Comptabilisation des encaissements
Ainsi, lorsque des ventes sont faites au comptant et payées en espèces : on débite le compte 53 « Caisse », et on crédite les comptes :
70 « Ventes de produits,