Connaissance du système de gestion des immobilisations
Les biens correspondent aux dépenses matérielles engagées par l’Agence pour acquérir ses moyens de travail et pour assurer la mise en oeuvre de ses activités.
Les biens durables sont des éléments corporels destinés à servir de façon durable à l’activité de l’Agence. Ils ne se consomment pas par le premier usage. On distingue deux (2) statuts juridiques de biens durables : è les biens acquis à titre de propriété de l’Agence ; è les biens mis à disposition de l’Agence pour servir à la mise en oeuvre des activités d’un projet spécifique. OBJECTIFS POURSUIVIS
Il est nécessaire d’assurer la correcte gestion des biens car de la qualité de la gestion de ces biens dépendra le maintient du potentiel de production de l’Agence ainsi que la maîtrise de ses coûts de fonctionnement. Les procédures de gestion des biens visent les objectifs suivants : è l’utilisation rationnelle des biens affectés ; è l’identification précise des biens à l’occasion de leur entrée dans le patrimoine de l’Agence ou du projet ; è la réalisation périodique d’inventaires physiques des biens ; è le renouvellement optimal des biens.
ETAPES DE GESTION DES BIENS
Les procédures de gestion de biens durables comportent les étapes suivantes : è l’entrée des biens, è l’utilisation des biens, è l’entretien des biens, è l’inventaire des biens, è la sortie des biens.
La catégorie des biens durables comprend notamment : è le matériel de bureau è le matériel informatique, è le matériel bureautique, è le mobilier de bureau, è le matériel de transport, è le matériel audiovisuel.
E.3.1 REFERENCIATION DES BIENS
E.3.1.1 CODIFICATION DES INFORMATIONS
L’efficacité des procédures de gestion des biens exige la codification des informations nécessaires à l’identification, à l’utilisation et au suivi des biens. Les informations susceptibles d’être codifiées comprennent :
1. le statut juridique du bien (propriété ou mise à disposition),