WRITING A BUSINESS LETTER

Il existe différents modèles de lettres. Le plus courant et le plus « à la mode » est le Fully Blocked Layout : toutes les lignes partent de la marge à gauche et la présentation est plus simple et plus rapide.

I- METHODOLOGY

Layout of a business letter in English

Veillez à bien respecter l’ordre des différents éléments à placer dans une lettre. De même, il est important de bien apprendre les différentes formules. Voici les différents composants et l’ordre dans lequel ils doivent apparaître.

1- Le début de la lettre

En haut à gauche : le nom et coordonnées de la société expéditrice (sender’s address)
En dessous : les références
La date : afin d’éviter toute ambiguïté, il faudra écrire la date comme suit : Day-Month-Year : 2 July 2007.
Le nom et l’adresse du destinataire (addressee) : attention a bien placer les différents éléments, notamment le code postal (Zip code), qui doit être placé en dernier, après le nom de la ville.
La formule d’appel (cf. B) Les titres Mr/Mrs/Ms/Messrs ne sont jamais écrits en toutes lettres.
L’objet de la lettre (the heading) : simplement mentionner l’objet en le soulignant.

2- Le corps de la lettre

Le corps de la lettre : il est composé d’une introduction, d’un développement et d’une conclusion (cf. B). Il est disposé en paragraphes sans retour à la ligne comme un bloc. Evitez de couper les mots.

3- La fin de la lettre

La formule d’usage.
La signature. Si vous signez à la place du directeur, vous ajoutez for/pp (per procurationem).
SOUS la signature, le nom et la qualité de la personne qui signe.
Les pièces jointes ( enclosure(s)) si nécessaire, sont indiquées par les mentions : enc, Enc, ENC, ou ENCS 2, Encs 3 (lorsque la lettre comporte plusieurs pièces