Quelle que soit sa taille et sa nature, une entreprise est pourvue de 6 fonctions essentielles à savoir:
_une fonction technique (production, fabrication, transformation)
-une fonction commerciale (achats, ventes, échanges)
-une fonction financière (recherche et gérance des capitaux)
-une fonction de sécurité (protection des biens et des personnes)
-une fonction de comptabilité ( inventaire, bilan, prix de revient, statistiques)
-une fonction administrative (prévoyance, organisation, commandements, coordination et contrôle)

Il ne faut pas confondre le gouvernement d'une entreprise qui coordonne et veille au bon déroulement des 6 fonctions afin d'atteindre un but bien défini et l'administration qui n'est autre que l'une de ces 6 fonctions. Théoriquement ces fonctions sont réparties entre la tête et les membres du groupe social.
A chaque fonction essentielle est attribuée une capacité spéciale qui repose elle même sur un ensemble de qualités et de connaissances (qui peuvent être liées à l'expérience, des connaissances physiques, intellectuelles, morales, de culture générales, des connaissances spéciales liées à la fonction à remplir).
« L'importance de chacun de ces éléments qui composent la capacité est en rapport avec la nature et l'importance de la fonction «
La taille de l'entreprise influe sur le nombre de capacités à avoir. Plus une entreprise est grande, plus les tâches sont diverses et variées, plus le personnel doit posséder de nombreuses capacités à un niveau élevé.Cependant, les fonctions étant partagées entre de nombreux agents, les capacités requises par agent sont moindres.
La capacité principale d'un agent est la capacité caractéristique de sa fonction.
La principale capacité de l'ouvrier est la capacité technique. Plus on s' élève dans la hiérarchie, plus la capacité technique diminue faisant place à la capacité administrative.

La fonction administrative n'agit que sur le personnel et repose sur des principes flexibles, souples