Les tableaux de gestion de documents : l’une des clés du records management
[Article paru dans Documentaliste – Sciences de l’information, 1999, vol. 36, n° 2, pp. 83-96]
Suite à la publication en 1997 d’un projet de norme ISO ayant suscité quelque émotion en
France et depuis lors remis sur l’ouvrage, la communauté des documentalistes et des archivistes manifeste un regain d’intérêt pour le records management, ensemble de pratiques et de procédures de gestion des archives courantes et intermédiaires : ce système, instauré aux Etats Unis à la fin des années 1940, a sauvé de la banqueroute les
Archives nationales américaines menacées par la production inflationniste des documents notamment pendant la seconde guerre mondiale et la guerre de Corée.
L’un des grands succès du records management a été la mise en application des schedules, exportés une vingtaine d’années plus tard de ce côté-ci de l’Atlantique sous l’expression
« tableaux de tri » puis « tableaux de gestion ».
Ces fameux tableaux de gestion, les professionnels du traitement des documents s’efforcent depuis lors de les élaborer et de les faire adopter par leurs fournisseurs directs que sont les unités de leur organisme, produisant ou recevant des documents dans le cadre de leurs activités c’est-à-dire des archives, selon la définition juridique de ce terme1. Ils sont un outil indispensable pour toute personne amenée, dans une entreprise ou une administration, à gérer des documents et de l’information, et ce quel que soit son titre professionnel, archiviste, documentaliste, records manager, ou autre.
Par souci de simplicité, les termes « archives » et « archivistes » seront fréquemment employés tout au long de cet article pour parler des documents de travail plus ou moins actifs (dans le jargon archivistique : archives courantes et intermédiaires), et des spécialistes du traitement de ces