Gestion Electronique de Documents appliquée en bts Assistant de Manager

La GED représente l'utilisation de moyens informatisés pour l'ensemble de la gestion d'un document électronique (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo, fichier audio etc.).

L'objectif de la GED est de parvenir à constituer un référentiel de l'ensemble des documents de l'entreprise afin d'être en mesure de gérer leur cycle de vie, de leur création à leur destruction.

Contexte: Le Cercle d’Escrime de Laxou

Le Cercle d’Escrime de Laxou est une association loi 1901 dont la mission est d’assurer l’enseignement de l’escrime auprès d’une cinquantaine de licenciés.

Le club est géré par un bureau composé d’un président, d’une trésorière, d’un responsable matériel. Le président assure la gestion des demandes de subvention, les relations avec les partenaires (ligue d’escrime, mairie, fournisseurs, parents) et les inscriptions aux compétitions. La trésorière gère les comptes et le salaire du maître d’armes (entraîneur sportif). Le responsable matériel gère les achats et les réparations du matériel d’escrime prêtés aux tireurs.

On souhaite mettre en place une GED pour faciliter la communication et l’accès aux informations de gestion et sportives du club :

• Pour les inscriptions, le maître d’armes utilise des formulaires standards comme la fiche d’inscription et les autorisations de sortie et diverses à remplir par les adhérents.

• Régulièrement, le président reçoit par mail des documents sur les différentes compétitions organisées. Ces documents concernent ← le maître d’armes qui informe les sportifs et collecte les demandes d’inscription, ← le président qui effectue les inscriptions en ligne sur le site de la fédération, ← le responsable du matériel qui prépare et répare les armes destinées aux compétiteurs.

• Factures du matériel (tenue, armes, petit équipement) et des prestations (nom de domaine du site, inscription pages jaunes). Ces