1.1 Présentation du projet

Gestion Financière d’un centre de dépense
La gestion financière d’un centre de dépense d’une administration comprend, entre autres les engagements (prévisions de dépense) et des mandatements (règlements de dépense).Le domaine d’application de cette gestion seront dans un premier temps limité à celui concernant des achats de produits.
Lorsqu’un membre du personnel (autorisé) souhaite acquérir un ou plusieurs produits auprès d’un fournisseur, il rédige une demande d’achat (DA) qu’il transmet au centre de dépense.
Le centre après vérification auprès du fournisseur et contrôle de la disponibilité des crédits sur le numéro de compte mentionné dans la DA, émet une commande à destination des fournisseurs concernés.
Lors de la réception de la facture, celle –ci est enregistrée sous un numéro de facture propre au centre puis transmise à l’acheteur en lui demandant son accord pour le règlement. Dès réception de cet accord, le centre de dépense procède au mandatement qui se traduit par le règlement de la dette vis-à-vis du fournisseur.
1.1.1 L’existant
Toutes ces informations sont gérées d’une part dans un classeur classique et d’autres parts dans un classeur Excel. Recherche de crédit disponible pour un achat fastidieux car le classeur Excel n’est pas mis à jour régulièrement. L’enregistrement des engagements se fait parfois en double.
1.1.2 Solution
La nouvelle gestion automatisée devra permettre :
• La mise à jour en début d’année des crédits affectés aux comptes du centre de dépense,
• L’interrogation d’un compte afin de s’assurer que le crédit disponible est suffisant pour couvrir une dépense envisagée,
• L’interrogation de la situation d’un compte faisant apparaitre
- La dotation initiale en début d’exercice
- Le détail des engagements
- Le détail des mandatements
- Les totaux des engagements et mandatements
• L’enregistrement d’un engagement
• L’édition des bons de commande par le fournisseur
• L’enregistrement des