Déroulement technique à l’arrivée d’un groupe:

* Lorsque le groupe arrive à l’hôtel, il y’a un afflux important de clients dans le hall au même moment et il est impératif que les clients individuels n’ont souffrent pas.

* Le groupe est dirigé dans un salon spécialement conçu, ce qui lui permet d’attendre, se détendre, de se reposer avant de recevoir les directives du chef de groupe.

* Le chef de groupe prend contacte avec le chef de réception pour les formalités d’usage, règle les questions diverses et se fait remettre une copie de la Rooming-list comportant les numéros des chambres attribuées à chaque membre du groupe, ainsi que les cartes d’accueil, les courriers individuel et la documentation.

* Le responsable du groupe donne les directives, remet le courrier, la documentation et la carte d’accueil, rappel les consignes à observés (particulier à l’hôtel) et fixe le prochain rendez- vous.

* Si le groupe est peu important, chaque personne pourra prendre la clé de sa chambre à la réception mais lorsque celui-ci est important, les clés des chambres auront été préalablement placées directement sur les portes.

* Les bagagistes – grâce à un exemplaire de la Romming- list marquent les bagages et les transportent jusqu’à leu destination.

Accueillir un groupe par le principe des 4C

1-préparation au service des réservations

La réservation d’un groupe est généralement planifiée longtemps a l avance. C’est un contrat ou chaque élément a fait l’objet d’un accord réciproque ce d
Osier se compose de la manière suivante

* -page de garde synthèse des informations * Verso de la page rooming list et bordereau de versement d’arrhes * En regarde télex et télécopies successifs

Le dossier aura fait l objet d’un suivi régulier et de vérifications successives par la personne responsable. 1 2-préparation a la réception 1. Vérifier le dossier :
- les points litigieux
-le