La presentation des ecrits professionnesls
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CHAP III : LA PRESENTATION DESECRITS PROFESSIONNESLS
I. Rédiger une note
Les notes sont des écrits à caractère interne. On peut les classer en deux catégories :
-les notes dites « de service » qui circulent verticalement, de façon descendante (d’un échelon hiérarchique supérieur vers des échelons hiérarchiques inférieurs) ou horizontalement (émetteur et destinataires sont au même niveau hiérarchique).
-les « autres » notes qui circulent verticalement elles aussi mais souvent de façon ascendante (d’un échelon subalterne vers un échelon supérieur).
Remarques :
1-La présentation n’est pas normalisée. Les expressions du type « pour information » sont facultatives. La présence du mot « note » est indispensable.
2-La note ne comporte ni titre de civilité, ni formule de politesse. L’objet est nécessaire. Il peut être remplacé par un titre général évoquant le sujet traité.
3-Elle est souvent numérotée (le numéro est un identifiant qui peut servir pour le classement).
4-Le ton général est neutre, en principe impératif (vous voudrez bien, veuillez…) mais jamais autoritaire. La rédaction est courte (rarement plus d’une page). Elle peut être complétée par une ou des annexes.
5-Le style n’est pas obligatoirement impersonnel : le pronom personnel « je » peut être utilisé, car le signataire engage sa responsabilité propre. Le choix du vocabulaire est adapté au niveau de responsabilité des destinataires (il s’agit de se faire comprendre par tous)
A. -La note de service (ou note interne)
Finalité :
La note permet la transmission, au sein de l’entreprise, d’informations, de demandes, de directives :
· d’un département à un autre, d’un salarié à un autre,
· de la direction vers l’un des départements ou vers l’un des salariés,
· d’une direction vers un ensemble de salariés (une partie du personnel, par exemple).
Avant de rédiger une note, il convient de se demander si elle est utile, pour ne pas contribuer à la surabondance d’informations à lire.