Concrètement…

Une pénalité est un document comptable que la clientèle de l’entreprise soumet en cas de litiges sur les livraisons et divers motifs. Il peut s’agir soit d’une note de débit, soit d’une facture détaillant les raisons de l’amande adressée à l'entreprise. Elle doit donc être contrôlée sur la véracité de son contenu et de sa légalité par plusieurs services.

Les pénalités parviennent à l'entreprise par un centre de distribution La Poste, et un service interne gérant le courrier redirige ces documents vers le destinataire de la lettre. Car chaque enseigne (client) est représentée par un collaborateur de l'entreprise, celui-ci reçoit la pénalité et l’envoi au service la gérant pour qu’une saisie électronique soit effectuée.

Une fois enregistrée dans le système, une demande de base assistance s’ouvre automatiquement et circule au fur et à mesure dans l’entreprise, dans les bureaux concernés. Cette base ne peut pas se clôturer si aucune décision n’a été conclue. Pour ce qui est de la facture elle est copiée et archivée par le service la gérant, et l’original transmit à une autre personne.

Plus précisément…

Toutes les pénalités d’un montant inférieur à à un certain plafond devront être saisies, elles seront payées par l'entreprise systématiquement. Et toutes les pénalités d’un montant supérieur ou égal à un certain plafond devront aussi être saisies. Mais elles seront sujet à un enquête, puis un courrier sera attaché de même qu’un scan sur la fiche électronique, et l'entreprise décidera du paiement ou non de ces amandes, par ses