La réunion

Pages: 8 (1878 mots) Publié le: 15 mai 2011
I° LA PREPARATION DE LA REUNION

Ce travail préparatoire doit favoriser l’efficacité de la réunion, par la clarté de l’objectif et le soin apporté à son organisation et à son fonctionnement.
Au cours de cette phase de préparation, l’animateur doit être en mesure de :

1- Cerner le sujet de la réunion :

-Recueillir un maximum de données,

-Trier, regrouper, synthétiser lesinformations reçues,

- Commencer à analyser le problème poser, et évaluer si ce problème peut se résoudre en une seule séance (sinon planifier une série de réunion pour traiter la question)

- Contacter les personnes susceptibles de résoudre le problème.

2- Définir les objectifs de la réunion :
-Un objectif correctement rédigé évite au groupe de s’égarer et permet à l’animateur derecentrer les débats lorsqu’il constate une dérive du groupe.

-Un objectif doit être précis pour être perçu de façon identique par tout le monde, adapté au temps imparti, formulé dans un style direct (verbe d’action).

-L’atteinte (ou la non-atteinte) de l’objectif doit pouvoir être vérifiée à l’issu de la réunion…

3- Composer le groupe de travail :

Le nombre departicipants est déterminé par la finalité de la réunion.

-S’il s’agit d’une réunion d’information : une personne parle, les autres écoutent et posent des questions à tour de rôle. Le nombre de participants peut être élevé (une quarantaine),

-S’il s’agit d’une réunion de résolution de problème : la progression vers l’objectif se fait à partir des échanges entre les participants : ne pasdépasser 10/12 personnes.

-Choisir les participants en tenant compte de leur niveau de compétence pour résoudre le problème, de leur degré de motivation, et leur capacité à travailler en groupe.

4- Programmer la réunion :

- Choisir le jour : éviter les veilles de départ ou les retours de vacances,

- Choisir l’heure : le matin de préférence, Intégrer éventuellement lescontraintes de déplacement de certains membres du groupe pour fixer les horaires de la réunion,

- Prévoir des temps de pause si durée moyenne de concentration > 1h30.

5- Planifier la progression du groupe :

Une progression logique sert de fil conducteur à la réflexion. Prévoir, pour chaque point du débat, une durée approximative afin de pouvoir réguler la progression dugroupe.

6- Rédiger la convocation en intégrant:

- l’ordre du jour,

- l’objectif de la réunion,

- le jour, l’heure et la durée de la réunion,

- le lieu de la réunion,

- la liste des participants invités,

- le plan de travail prévu,

- un dosser préparatoire (si possible).

7- Motiver les individualités :

- Surmonter lesréticences de certains pour les motiver à participer,

- Solliciter les objections possibles en contactant les membres du groupe pour cerner les objections et anticiper les réactions,

- Répondre aux questions des personnes contactées pour aplanir les difficultés rencontrées ou les craintes,

- Détecter les conflits possibles en connaissant bien les personnes au préalable.

8-Assurer l’organisation matérielle de la réunion :

- La réservation et le choix de la salle : éléments incontournables avant d’arrêter une date de réunion,

- Choisir une salle confortable sans parasites,

- La disposition spatiale des participants est importante, préférer la disposition en fer à cheval pour avoir une vue d’ensemble sur les participants et leur permettred’échanger entres eux. --Vérifier l’état de marche du matériel et prévoir l’approvisionnement en fournitures,

- Si les membres du groupe ne se connaissent pas, préparer des plaques d’identification.

II° Le déroulement de la réunion

1-L’ouverture de la réunion

Il suffit de respecter les étapes suivantes pour ouvrir une réunion :
- Accueillir les participants (laisser le temps...
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