Les lettres commerciales

Cinq étapes doivent être respectées pour correspondre de manière efficace :

- Prendre en compte le contexte :
Quel est l’objectif poursuivi ? Quelle est la situation du destinataire (qui est-il ? que sait-il ?)
- Rassembler au préalable toutes les informations nécessaires pour gagner du temps et ne rien oublier ;
- Adopter un plan clair pour être lu :
Jetez d’abord les idées au brouillon, puis les structurer et adopter un plan.
- Privilégier un style simple et dynamique pour être compris :
Rédiger des phrases courtes, utiliser des conjugaisons simples.
- Soigner la forme pour véhiculer une bonne image :
Paragraphes courts, présentation aérée, titres forts, phrases d’accroche, typographie variée mais harmonisée.

D’autre part, le rédacteur doit respecter certains usages de langage même si progressivement, ceux-ci tendent à s’alléger.

a. Les formules utilisées

Le corps de la lettre est précédé par la formule d’appel (titre de civilité ou appellation) : l’émetteur s’adresse au destinataire en répondant à des règles précises, codifiées par des usages.

Puis, la lettre commerciale se décompose en quatre parties :

- L’introduction :
Selon les cas, elle correspondra à un accusé de réception ou à un résumé des faits qui justifie la lettre ;
- Le développement :
Le problème est expliqué et ses conséquences sont détaillées ;
- La conclusion :
Elle indique les effets que l’expéditeur attend à la suite de son courrier. Elle doit être brève et précise. Pour ne rien oublier, l’émetteur peut s’interroger mentalement : « pourquoi est-ce que j’ai écrit ? ». Enfin, le ton de la conclusion doit être en rapport avec l’objet de la lettre (amabilité ou ton sec par exemple en cas de réclamation).
- La formule de politesse :
Dernier paragraphe de la lettre commerciale, elle est très stéréotypée même si la tendance actuelle est à la simplification (l’influence anglo-saxonne favorise l’utilisation de formules de politesse très simples : « cordialement