PDF/A : Conserver ses archives à long terme
La généralisation de la dématérialisation des documents entraîne un accroissement des fichiers générés au format PDF (Portable Document Format) : les documents numérisés sont généralement archivés en PDF, les documents commerciaux issus d’un ERP, les plans créés par un logiciel de DAO, sont également stockés au format PDF. Le PDF a été conçu par Adobe pour faciliter l’échange et le partage des documents image électroniques. Il s’est enrichi progressivement de nouvelles fonctionnalités : polices, mode de transparence, images animées. Ces nouvelles fonctionnalités, très utiles lors de la vie du document, risquaient à long terme, de pénaliser la visualisation de l’image originale du document. Le format PDF/A dédié à l’archivage a donc été créé.

Les caractéristiques du PDF/A
Le PDF/A rend le document électronique indépendant du matériel et du logiciel utilisés pour le créer. Il est basé sur une version 1.4 du PDF (soit la version 5 d’Abode Acrobat). Les polices de caractères et les couleurs qui ont servi à créer le PDF sont embarquées dans le fichier, ainsi le rendu du document restera fidèle à l’original dans le temps. Un PDF/A, s’il a fait l’objet d’un OCR, peut être recherché en plein texte, dans son contenu. Le PDF/A, un format de fichier électronique pour une consultation à long terme.

Les protections spécifiques au document (Impression, copie interdites) ne peuvent pas être appliquées au PDF/A. Les liens externes dynamiques (lien direct vers un site Web) ne sont pas permis, car ils peuvent mettre en danger la pérennité du document.

UN DOCUMENT PDF/A DOIT ETRE NON MODIFIABLE ET RESTER LISIBLE DANS LE TEMPS PAR UN ADOBE READER OU EQUIVALENT
Il est donc pertinent d’envisager un archivage au format PDF/A pour tous les documents destinés à être conservés à moyen et long terme.

Dans quels cas utiliser un PDF/A ?
Documents juridiques : à durée de conservation généralement longue, les documents numérisés et