La lettre professionnelle
Plus officielle que le courriel, la lettre professionnelle traite de sujets multiples : entrer en relation avec un client, expliquer une démarche, souscrire une assurance, réclamer à la suite d’une erreur, présenter des excuses… Cependant, quel que soit l’objectif de la lettre, c’est un écrit clair, convaincant et adapté au destinataire qui suscitera l’intérêt.
• Respectez les règles de présentation
L’association française de normalisation définit les règles de disposition de la lettre (norme AFNOR NF Z11-001). La présentation « américaine » (bloc du texte aligné sur la gauche) l’emporte aujourd’hui sur la présentation française (alinéa en début de paragraphe).
Alors qu’un certain nombre de mentions sont obligatoires (les coordonnées de l’entreprise émettrice, l’adresse du destinataire, la date, la signature de l’émetteur…) d’autres (les références, …) relèvent de la pratique professionnelle. La formule d’appel (« Monsieur », «cher Confrère…») est toujours reprise, en fin de lettre, dans la formule de politesse. Préférez dans cette phrase finale une formulation simple plutôt que des expressions trop formelles ou pompeuses.
• Structurez votre écrit
Pour être bien comprise par le destinataire, la lettre doit faire apparaître les étapes du raisonnement, l’articulation logique du discours. Le plan remplit ce rôle. Il facilite la compréhension, permet l’enchaînement des idées ou des arguments. Le schéma chronologique (passé, présent, futur) est le plus fréquemment adopté dans les lettres courantes en entreprise. Un autre plan, appelé SPRI (Situation, Problème, Résolution, Information), est recommandé pour élaborer des lettres complexes. La lisibilité est aussi favorisée par une succession de paragraphes bien définis.
• Adoptez le ton juste
Selon la nature de la relation avec le destinataire, le contexte, le contenu, il incombe au rédacteur de s’exprimer avec justesse. Il s’agit pour lui d’adopter le « ton » approprié à la situation