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Pages: 10 (2452 mots) Publié le: 28 novembre 2012
Procédures d’entreprise : comment créer une procédure d’entreprise ?
Publié le 15 mai 2008 par Gautier Girard dans la rubrique Création d'entreprise
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Faire des procédures d'entreprises c'est bien... mais lorsqu'on pilote une petite structure, comment en faire rapidement et facilement ? Ce dossier vousdonne les astuces pour créer une procédure d'entreprise en 2 étapes seulement.
Les procédures d’entreprises sont de formidables outils pour développer sa société. Elles mettent une dose de formalisme (d’industrialisme ?) là où des actions étaient régies par l’exécution d’un savoir-faire transmis oralement. Je vous en parlais récemment : faites des procédures.
Voici un bref rappel des multiplesavantages :
1. Augmenter la satisfaction des clients,
2. Augmenter la qualité,
3. Baisser les coûts,
4. Augmenter les ventes,
5. Embaucher de nouvelles personnes facilement.
Deux derniers points que je précise à nouveau : les procédures sont adaptées au secteur des services et sont aussi adaptées aux petites sociétés.
C’est bien tout cela, mais comment faire une procédured’entreprise ? C’est l’objet de ce dossier.
Comment créer une procédure d’entreprise en 2 étapes
En fin de compte, vous pouvez créer une procédure pour n’importe quel domaine de votre entreprise. Pour y arriver facilement, seulement 2 étapes sont nécessaires.
1- Déterminer ce qu’il faut faire pour aller d’un état A vers un objectif B
La procédure d’entreprise régie ce que l’on devrait faire pouraller d’un point A à un objectif B. Les champs d’application d’une procédure sont très vastes : procédure pour demander des congés, procédure pour envoyer une facture, procédure pour prospecter, …
Généralement plusieurs cas sont possibles à certains moments de la procédure : par exemple dans une procédure de réception d’un chèque. Le client peut avoir oublié de signer son chèque. Prévoir cet oublidans la procédure permet d’optimiser le temps de traitement (et les coûts). Et bien-sûr, organiser les équipes.
Si vous avez du personnel, des rôles sont assignés à chacun. Par exemple, le comptable qui reçoit le chèque peut avertir le commercial ou le service clientèle de sa réception.
C’est pourquoi, pour déterminer comment aller de A vers B, il faut respecter quelques points :
* Etreexhaustif,
* Donner des rôles (qui le fait ?) ,
* Déterminer les moyens (avec quoi le fait-on ?)
La procédure ne vient pas directement sur la question “comment fait-on ?“ : cette question est plus précisément l’affaire du mode opératoire (j’y reviendrai dans de nouveaux dossiers).
Pour créer une procédure, vous devez noter tout ce qu’il faut faire, par qui et avec quels moyens, de même queprévoir les cas où cela ne se passe pas comme cela devrait (cas particuliers). Une fois votre brouillon terminé, il vous suffit d’organiser toutes vos idées dans un processus logique et simple à comprendre.
La procédure doit ainsi vous amener d’un état A (je prends le téléphone pour appeler un prospect) vers un objectif B (je décroche un rendez-vous).
Exemple de procédure : recevoir un chèquePrenons l’exemple de réception d’un chèque.
* L’état A est la réception d’un chèque client.
* L’objectif B est l’envoi d’une facture ainsi que le démarrage de la commande. L’envoi de facture après réception du paiement arrive si le client paie sur facture proforma, sur commande ou sur devis. Tout dépend comment vous gérez cette partie.
Voici ce que la procédure pourrait donner :
0-Réception du chèque (correspond à l’état A)
1- Vérifier le chèque
2a- Chèque non signé : envoyer par PDF un engagement de désistement (joindre le document), appeler le client (il doit renvoyer un chèque)
2b- Chèque sans référence de N° de devis, de commande ou de facture proforma : rechercher dans ces documents à partir des coordonnées sur le chèque et le montant du chèque
2c- Chèque non signé et...
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