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Pages: 8 (1869 mots) Publié le: 6 janvier 2011
LA GESTION DES MATIERES

Définition et modalités d’application :

I-1 Définitions

a) La comptabilité des matières est une comptabilité d’inventaire permanente des biens mobiliers ou immobiliers autres que les deniers, valeur et archives administratives appartenant à l’Etat, à une collectivité locale ou a un établissement public ou privé.

b) On désigne sous le terme général desmatières l’ensemble des biens mobiliers ou immobiliers appartenant à l’Etat, aux collectivités locales et aux établissements publics et privés. La présente instruction ne concerne toute fois que les biens mobiliers. Les biens immobiliers font l’objet d’une règlementation distincte.

c) La comptabilité des matières est une comptabilité d’inventaire de ces biens et en décrit les mouvements et faità tout moment ressortir l’existant.

d) La comptabilité matières est une comptabilité permanente : les biens existants dénombrés au dernier jour de la gestion financière close, sont repris dans leur détail en balance d’entrée pour la nouvelle gestion. En cours de gestion, tous les mouvements d’entrée et de sorties sont décrits.

e) Il doit y avoir à tout moment une concordance parfaiteentre l’inventaire physique des matières et les écritures.

Les écritures obéissent en effet en permanence à l’équation suivante :

Existant en début de Période + Entrées – Sorties de la période = Existant au jour de l’arrêté des opérations

En d’autres termes, cela signifie dans la comptabilité générale en inventaire permanent que :

Stock final = Stock initial + les Entrées -Sorties

I-2 Les modalities d’application

a) Chaque matière qui entre dans l’existant est décrite sur les documents comptables en quantité et en qualité. De plus cette entrée est justifiée par une ou plusieurs pièces probantes émanant d’un fournisseur ou tiers étranger au service.

b) Les mentions à noter sur les documents comptables concernent les quantités (nombre d’unités, volume,poids, surface…etc) et également les qualités caractéristiques des matières.

Les mentions concernant la valeur des matières sont importantes.

I-3 Nomenclature et classement des matières

En vue de la comptabilisation des biens mobiliers par une nature, une nomenclature qui classe ces biens dans deux groupes de comptes généraux est utilisée :

- Le premier groupe et le deuxièmegroupe.

Le premier groupe de comptes généraux décrit par nature les matières destinées à un usage durable et qui doivent faire l’objet d’un entretien permanent (gros matériel, mobilier, ordinateurs etc…) ;

- Le deuxième groupe de comptes généraux concerne les petites fournitures (médicaments, carburant etc…) d’une manière générale, toutes les matières consommables par le premierusage et qui sont prévus au budget de fonctionnement dans les plans d’opérations.

II - Les titres de mouvements

Tout mouvement de matières affectant l’existant donne lieu à l’établissement d’un titre de mouvement confectionné par l’administrateur des matières compétent. Les titres de mouvement sont :

- Les bons d’entrée ;

- Les bons de sortie provisoire ;

- Les bons desortie définitive.

Ces bons permettant de déterminer les dates exactes auxquelles la responsabilité des comptables matières peut être mise en cause pour une matière déterminée entrant dans l’existant.

II – 1 Le bon d’entrée

Le bon d’entrée est un outil comptable servant à matérialiser les achats effectués. Il permet la comptabilisation des entrées de matières ou fournituresacquises dans le cadre de l’exécution des activités.

Mode d’empli du document :

• Porter dans les colonnes crées à cet effet :

- Le nom du Ministère d’appartenance du service ;

- Le nom du service ;

- Le numéro du bon de commande ;

- L’activité : il s’agit de l’activité qui justifie l’utilisation des matières achetées ;

- Le nom de la personne qui a...
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