« TITRE » « NOM » « PRENOM » « SERVICE »

Nos réf. :
NF/NF 256
Objet : Anse,
Mise en service d’un formulaire le 15 novembre 2011 de réservation « agence »

Che(re) Collaborateur(trice),

A ce jour, les réservations en agence sont enregistrées sur un formulaire papier. L’exploitation ultérieure des données collectées s’en trouve limitée. Par ailleurs, la circulation des informations dans notre entreprise n’est pas non plus facilitée par le support utilisé (risque de pertes, informations illisibles, etc.).

Par conséquent, pour une utilisation optimale des données et dans un souci constant d’amélioration de notre système d’information, un formulaire électronique de réservation en agence sera mis en service dès le 1er décembre 2011.

Ce formulaire sera disponible sur le réseau de l’entreprise. Vous pourrez, à chaque nouvelle vente, créer un nouveau formulaire à partir du modèle que vous trouverez à l’emplacement et sous le nom d’enregistrement suivants :
C:\Mes documents\Cool’Vacances\Agence\Modèle de documents\Modèles de formulaire de réservation agence
Nom du fichier : Modèle de formulaire de réservation agence.xltx

Pour créer un nouveau formulaire, il suffit de cliquer à droite sur le nom du modèle de formulaire et choisir la commande « nouveau ». Un nouveau formulaire sera alors généré.

A l’issue de la saisie des données dans ce nouveau formulaire, vous devrez l’enregistrer à l’emplacement et sous le modèle de nom suivants :
C:\Mes documents\Cool’Vacances\Agence\Sauvegarde des documents\Formulaire de réservation agence
Modèle du nom d’enregistrement :
Résa n°(num du formulaire)_Nom et prénom du client_date de la réservation_jj-mm-aaaa

Le formulaire sera alors imprimé en deux exemplaires, l’un sera remis au client et l’autre conservé par l’agence.

Je vous remercie pour votre entière collaboration afin de respecter cette procédure qui améliorera très certainement la gestion des informations dans notre système.

Cordialement, Le