MANUEL DE GESTION FINANCIÈRE POUR LES BÉNÉFICIAIRES DE FONDS EUROPÉENS DESTINÉS AUX ACTIONS EXTÉRIEURES

MODULE 2

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE

Histoire vraie
L'objectif du projet «Développement agricole dans la province de San Theodoro» consistait à construire des silos à grains dans quelque
250 villages de la province.
Au cours d'un audit lancé par l'Administration contractante, les auditeurs ont découvert que les registres comptables du projet, conservés dans les bureaux du bénéficiaire sis dans le chef-lieu de la province, s'appuyaient sur les listes des dépenses envoyées par les villages, qui synthétisaient les quantités et le coût des matériaux utilisés. Cependant, les pièces correspondantes étaient conservées dans les 250 villages.
Les auditeurs se sont aussi rendu compte que les pièces étaient archivées dans des sacs (plusieurs sacs par village). Les documents contenus dans chaque sac ne comportaient aucune référence croisée aux listes de dépenses envoyées par les villages, et n'étaient pas classés. De nombreuses pièces liées à l'achat de matériaux avaient été obtenues auprès de fournisseurs locaux, dont la plupart étaient de très petites entreprises rurales, qui n'établissaient pas de factures ou de reçus valables.
Ce qui s'est passé: les auditeurs ont soumis à l'Administration contractante une non-opinion, indiquant que le rapport financier du projet était invérifiable faute d'une piste d'audit adéquate et d'une documentation suffisante. En conséquence, l'Administration contractante a décidé de mettre un terme au contrat.

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MODULE 2

POURQUOI LA DOCUMENTATION REVÊT-ELLE UNE TELLE IMPORTANCE?

Message-clé: pas documenté, pas accepté!

Pour un bénéficiaire, il est vital de tenir une documentation claire et pertinente. Faute d'une documentation adéquate, il est impossible de démontrer que les coûts communiqués à l'Administration contractante remplissent