procedures financial management

Pages: 15 (3512 mots) Publié le: 17 novembre 2015
MANUEL DE GESTION FINANCIÈRE POUR LES BÉNÉFICIAIRES DE FONDS EUROPÉENS DESTINÉS AUX ACTIONS EXTÉRIEURES

MODULE 2

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE

Histoire vraie
L'objectif du projet «Développement agricole dans la province de San Theodoro» consistait à construire des silos à grains dans quelque
250 villages de la province.
Au cours d'un audit lancépar l'Administration contractante, les auditeurs ont découvert que les registres comptables du projet,
conservés dans les bureaux du bénéficiaire sis dans le chef-lieu de la province, s'appuyaient sur les listes des dépenses envoyées par
les villages, qui synthétisaient les quantités et le coût des matériaux utilisés. Cependant, les pièces correspondantes étaient conservées
dans les 250 villages.Les auditeurs se sont aussi rendu compte que les pièces étaient archivées dans des sacs (plusieurs sacs par village). Les documents
contenus dans chaque sac ne comportaient aucune référence croisée aux listes de dépenses envoyées par les villages, et n'étaient pas
classés. De nombreuses pièces liées à l'achat de matériaux avaient été obtenues auprès de fournisseurs locaux, dont la plupart étaient
detrès petites entreprises rurales, qui n'établissaient pas de factures ou de reçus valables.
Ce qui s'est passé: les auditeurs ont soumis à l'Administration contractante une non-opinion, indiquant que le rapport financier
du projet était invérifiable faute d'une piste d'audit adéquate et d'une documentation suffisante. En conséquence, l'Administration
contractante a décidé de mettre un terme aucontrat.

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MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE
MODULE 2

POURQUOI LA DOCUMENTATION REVÊT-ELLE UNE TELLE IMPORTANCE?

Message-clé:
pas
documenté,
pas accepté!

Pour un bénéficiaire, il est vital de tenir une
documentation claire et pertinente. Faute d'une
documentation adéquate, il est impossible de
démontrer que les coûts communiqués à
l'Administration contractante remplissentbien les
conditions définies dans le contrat.
Dans le contexte du financement de projets,
environ 4 problèmes sur 10 relevés lors d'audits
menés par EuropeAid résultent d’un archivage
inadéquat des pièces et documents.

Absence de documentation adéquate:
un risque majeur
Si un bénéficiaire ne peut pas prouver, au moyen
de pièces justificatives, que les fonds ont bien
été utilisés conformément auxexigences
contractuelles, l'Administration contractante peut
décider de ne pas couvrir les dépenses non étayées.

Contenu de ce module
 Exigences contractuelles minimales
 Problèmes éventuels et contrôles clés
 Conseils de base
 Problème spécifique: projets multisites/multipartenaires
 Problème spécifique: environnements locaux difficiles
 Problème spécifique: documentation électronique
Outils et modèles

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DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

MODULE 2 - DOCUMENTATION, CLASSEMENT ET ARCHIVAGE
MODULE 2

EXIGENCES CONTRACTUELLES MINIMALES
Message-clé:
comprendre les
exigences
contractuelles.

• Contrats de subvention

Les pages suivantes résument les exigences contractuelles minimales en matière de documentation
et d'archivage pour les actions extérieures financées par l'UE et gérées autravers de subventions,
de contrats de services et de devis-programmes.

DOCUMENTATION

ARCHIVAGE

Les conditions générales des contrats de subvention précisent que:
 Pour être éligibles, les coûts doivent être identifiables et vérifiables (article 14).
 En d'autres termes, il doit exister une documentation adéquate prouvant que chaque
dépense a bel et bien trait au projet.
 Le bénéficiairedoit permettre à l'Administration contractante d'effectuer des contrôles
et des audits et de vérifier les pièces justificatives, documents comptables et tout autre
document pertinent pour le financement du projet (article 16, paragraphe 2).
 Les pièces justificatives et documents comptables doivent être tenus à la disposition
de l'Administration contractante, à des fins de contrôle, pour une...
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