Comment conduire et animer une réunion

Comment conduire et animer une réunion

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Comment conduire et animer une réunion

I/La gestion d'une réunion

1. Qu'est-ce qu'une réunion ?
On parle de réunion dès que deux personnes ou plus se rencontrent pour élaborer une stratégie, résoudre un problème ou simplement échanger des renseignements. Il y a toute sortes de réunions : les réunions fortuites ou informelles, les réunions communautaires, les réunions professionnelles, etc. Quand on parle de "rencontre", il peut s'agir
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d'une rencontre physique : les personnes sont physiquement autour de la table, d'une rencontre virtuelle : les moyens utilisés sont alors la téléconférence ou Internet.

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La réunion est donc un partage d'idées ou de renseignements entre personnes. On assiste à une réunion à chaque fois que l'on a besoin des autres pour agir, pour atteindre un objectif donné.

2. Pourquoi tenir une réunion ?
La réunion est un outil de communication indispensable lorsque le but recherché est de partager des idées. Pour se comprendre, il faut d'abord se parler. La réunion remplit plusieurs fonctions, parfois simultanément. En voici des exemples.

2.1 Donner ou récolter de l'information
Il se peut qu'un ensemble réduit de personnes veuille faire passer un message, donner des renseignements. Dans ce cas, la réunion permet de donner de l'information.

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Comment conduire et animer une réunion Il se peut qu'on ait besoin de rassembler des impressions, des avis ou des connaissances des participants à la réunion. Dans ce cas, la réunion permet de récolter de l'information.

2.2 Préciser l'objectif
Les responsables de la réunion veulent préciser un objectif. Cela peut concerner différents niveaux :
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l'objectif d'un geste pédagogique (une sanction, par exemple), l'objectif d'une activité particulière ou d'un cours, l'objectif d'une journée, l'objectif plus général d'un séjour de vacances ou de formation, l'objectif d'une organisation.