Rapport de stage

Pages: 7 (1625 mots) Publié le: 27 mai 2013
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Direction de l’Ingénierie
Département Tertiaire
Zone industrielle des Chanoux
63, rue Ampère
BP 155
93331 NEUILLY SUR MARNE CEDEX




La formation
AGENT ADMINISTRATIF

Mise en situation AT2

ACCUEILLIR LES VISITEURS, TRAITER LES APPELS TELEPHONIQUES, RECEPTIONNER ET EXPEDIER LE COURRIER









DOCUMENT STAGIAIRE

Z.I. – 17 rue Saint-Exupéry
54000 NANCY
(03 83 34 58 72 ( 03 83 34 58 75
( www.primevere.fr






SITUATION :


Nous sommes aujourd'hui le 10 janvier et les secrétaires de services (achats, commercial, production, annexes et administratif) sont en réunion de travail pour la journée.

Vous venez de prendre vos fonctions en tant qu'intérimaire et êtes à l'accueil. Vos tâches sont les suivantes :

← accueillir lesvisiteurs et satisfaire au mieux leur demande

← réceptionner les appels téléphoniques en prenant des notes pour restituer clairement les messages aux destinataires à l'aide des imprimés prévus à cet effet

← émettre des appels téléphoniques selon les directives laissées à l'accueil

← enregistrer et ventiler le courrier "arrivée"

← enregistrer et expédier le courrier "départ" selon letarif en vigueur


Le DRH, M. MARCHAND, qui vous a accueilli(e) ce matin, vous a précisé que M. BOSS, le P.D.G., n'admet pas que tout retard de courrier soit dû à une mauvaise transmission de l'information dès le départ car ceci peut engendrer des litiges avec les partenaires de la Société.

A cet effet, il vous a été remis le livret de présentation de la société PRIMEVERE dans lequel voustrouverez toutes les précisions utiles pour faciliter l'élaboration de vos tâches.

Vous décidez de le lire très attentivement et surtout de repérer les fonctions de chaque service et les descriptifs de chaque poste pour d'une part, orienter correctement les visiteurs et d'autre part, effectuer la ventilation du courrier "arrivée" et transmettre les messages sans erreur.


Le courrier a étéouvert et il vous est demandé d'en effectuer la ventilation entre les différents services de Primevère selon la procédure ci-après.


Le courrier "départ" vous sera remis dans la journée et vous êtes chargé(e) également de le mettre sous pli en indiquant le tarif en vigueur et selon la procédure ci-jointe. Vous avez à votre disposition les imprimés postaux dont vous pourriez avoir besoin.PROCEDURE ACCUEIL


1. Accueil des visiteurs

Vous devez accueillir et renseigner les visiteurs. Si nécessaire, vous les orientez vers leurs correspondants en utilisant les documents mis à votre disposition :

← les organigrammes du livret Primevère
← l'annuaire interne
← les tarifs et catalogue du livret Primevère
← le tableau récapitulatif des absences du personnel d'encadrement.En aucun cas, le poste d'accueil ne doit être inoccupé.

Par ailleurs, il est de bon ton chez Primevère d'annoncer systématiquement le visiteur à la personne qui doit le recevoir.

2. Gestion des appels téléphoniques

Les appels téléphoniques entrants doivent être traités rapidement (moins de 3 sonneries) et transmis clairement au destinataire. Mais aujourd'hui, les secrétaires de service nepouvant assurer la réception des appels à traiter, vous avez reçu comme consignes de déranger le moins possible leurs responsables hiérarchiques sauf en cas d'extrême urgence (à vous de gérer).

Ainsi, les messages non urgents devront être transmis aux destinataires appropriés à l'aide des fiches "message" mises à votre disposition. Ces fiches doivent être déposées dans les chemises oucorbeilles des chefs de service (le contenu de ces corbeilles est relevé 2 fois par jour et transmis aux destinataires pour traitement).

Si vous devez émettre des appels téléphoniques sur consignes, vous devez laisser systématiquement une trace de cet appel en signalant clairement la conclusion de la conversation et éventuellement la suite à donner pour que la personne responsable puisse traiter...
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