Règle de production et de standardisation d'un document
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Dans une organisation, la standardisation bureautique consiste à fournir des outils d’aide à la production de documents uniformisés, cohérents et de qualité. Cela nécessite : - d’organiser la documentation : chaîne documentaire
- de définir des procédures : charte graphique, norme, feuille de style, …
- de créer des bibliothèques de documents types : modèles, formulaires, …
- d’utiliser des langages appropriés pour l’échange des données
La chaîne documentaire
Une chaîne documentaire est un processus qui regroupe toutes les opérations qui vont permettre de collecter, traiter et diffuser les documents et les informations au sein d’une organisation. En amont de cette chaîne, il est nécessaire de réfléchir aux besoins de chaque utilisateur.
Exemple de chaîne documentaire : voir fiche ressource 1 du chapitre 4 (Nathan)
La mise en place de la chaîne documentaire facilite la gestion des flux documentaires dans le cadre d’un processus métier.
Le processus métier
Le processus métier désigne un ensemble d’activités reliées les unes aux autres pour atteindre un objectif au sein d’une organisation qui définit les rôles et les relations de chaque acteur.
La standardisation
La gestion de la documentation dans le cadre d’un processus métier permet :
- d’optimiser la production des documents et d’éviter des incohérences en proposant des documents standards (modèle, formulaire, feuille de style, …) et des documents référents (charte graphique, référentiel documentaire).
- d’améliorer la circulation des documents (automatisation).
- de limiter la multiplicité des documents, les copies, les redondances grâce à une analyse de chaque document (objectif, contenu, auteur, cible, type de document, circulation, liens avec d’autres documents).
- d’augmenter la réactivité par un partage de documents, publications assistées, …
Le référentiel documentaire (voir fiche annexe 2 du chapitre 4 p.56 – Nathan)
Le référentiel documentaire est une base de données regroupant