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La correspondance administrative

LES REGLES GENERALES DE LA COMMUNICATION ECRITE
Lorsque vous écrivez, veillez à:
Ne pas multiplier les objets.
Faire un plan : le plan aide à choisir et à hiérarchiser les informations. Pour le lecteur, le plan aide à comprendre rapidement la démarche et la logique du texte. L’introduction rappelle l’objet de la correspondance.
Le développement expose les arguments ou la réglementation.
La conclusion fait apparaître la décision prise ou la solution adoptée.
Tenir compte du destinataire qui n’a pas forcément connaissance de l’affaire.
Reformuler sa demande, dans le cas d’une, réponse. Replacer les choses dans leur contexte.
Hiérarchiser les informations. Il y a toujours une hiérarchie des informations: ordre chronologique, du particulier au général, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l’essentiel au détail.
Choisir les arguments. Quand vous écrivez pour convaincre ou pour ordonner, commencez par lister les arguments que vous allez développer. C’est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hiérarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d’entre eux sont hors sujet ou peu valides.
Choisir ses mots. En fonction de votre public, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage. Vous éviterez .en général les termes techniques.
Respecter les règles de lisibilité, c’est-à-dire
- bannir le jargon de spécialiste et les mots savants
- éviter le franglais
- donner la signification d’un sigle dès la première utilisation
- faire des phrases courtes et développer une idée par phrase
- alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées
- veiller à l’équilibre des paragraphes
- si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller à le faire apparaître clairement (pagination)
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