suivi des achats

Pages: 6 (1435 mots) Publié le: 25 juillet 2014

La gestion de vos achats avec suivi de commande fournisseur s'effectue en respectant un cycle de validation qui passe par plusieurs étapes.
Note : ces étapes ne sont pas nécessaires pour les achats rapides, qui vous permettent se saisir, par exemple, vos frais généraux.
Première étape : la création de l'achat et du bon de commande fournisseur
Deuxième étape : la validation de la livraisonou de l'exécution de la prestation (sauf pour les notes de frais)
Troisième étape : l'enregistrement de la facture fournisseur
Quatrième étape : la comptabilisation de la facture
Le respect de ces étapes est obligatoire : vous ne pourrez pas enregistrer la facture fournisseur si vous n'avez pas enregistré la livraison.
III.3. Le suivi des achats.
Une fois que la commande a été adressée aufournisseur, l'acheteur doit s'assurer que le fournisseur respecte la date de livraison, et la quantité commandée. Lorsque le fournisseur adresse une confirmation de commande ou un accusé de réception de commande, il faut absolument vérifier que les termes de la confirmation sont conformes à ceux de la commande. Il faut porter une attention particulière au prix, aux quantités et aux délais delivraison. En effet, on omet souvent le principal fondamental du droit : « qui ne dit mot consent.. » .Cela signifie que le dernier document émis entre les deux parties fait foi si la partie qui le reçoit ne manifeste pas son désaccord. Le suivi de livraisons et facturation peuvent aujourd'hui s'effectuer en ligne grâce à l'Internet.
III.4.La réception.
Avant d'accepter le déchargement d'une livraison,le réceptionneur doit s'assurer qu'elle correspond bien à une commande en attente. Il doit consulter le « Bordereau de livraison ou BL» joint à la marchandise et recherche la commande à laquelle il correspond. Si la livraison ne correspond à aucune des commandes de l'entreprise, la livraison devra être rejetée. Cette identification des livraisons dès la réception est importante car elle évite leserreurs qui génèrent un travail administratif long et inutile. Lorsque la commande correspond à la livraison, après déchargement, mais avant le départ du transporteur, le réceptionneur doit comparer la quantité de marchandises livrée avec celle indiquée sur le BL, afin d'émettre une réserve sur le bon de transport en cas de différence. Si cela se produit, il doit immédiatement en faire part àl'acheteur pour qu'il règle le litige avec le transporteur. Le réceptionneur doit vérifier également la livraison avant le départ du transporteur, que l'aspect de la marchandise ne laisse supposer aucun dommage subi pendant le transport. Si la marchandise est endommagée, il devra émettre une réserve sur le BL et transmettre les informations à l'acheteur afin de régler le litige. La quantité livrée estcomparée avec la quantité commandée. Ce travail peut demander du temps et le transporteur n'est en aucun cas la cause de l'écart éventuel. Lorsque la quantité livrée, le bon de livraison et le bon de commande sont conformes, le réceptionneur doit apposer un tampon sur le bon de livraison du fournisseur indiquant « conforme à la commande » ou signer. Si la quantité livrée est supérieure à laquantité commandée : le réceptionneur doit en informer l'approvisionneur. Le surplus pourra être accepté ou rejeté suivant les besoins de l'entreprise. S'il est refusé, l'approvisionneur devra en informer le fournisseur qui se chargera de rapatrier ce surplus à ses propres frais.
III.5.Le contrôle qualitatif.
Le contrôle qualitatif doit porter sur plusieurs points :
Ø Inspecter les matières afin dedétecter les anomalies visibles,
Ø Contrôler les articles les plus sensibles avec une plus grande rigueur
Ø Organoleptiques (aspect, couleur, odeur, goût...),
Ø Dimensionnels,
Ø Composition chimique,...
III.6.Le paiement de la facture
Deux règles doivent être respectées pour le paiement des factures fournisseurs ;
Ø Une facture ne doit être réglée que si elle correspond à des marchandises...
Lire le document complet

Veuillez vous inscrire pour avoir accès au document.

Vous pouvez également trouver ces documents utiles

  • Le suivis des achats
  • Vérification et suivi des achats
  • Prospection achat suivi de clientèle
  • Suivi
  • Suivi
  • Les achats
  • achat
  • les achats

Devenez membre d'Etudier

Inscrivez-vous
c'est gratuit !