S14 - Liste des tâches incontournables à la préparation d'un événement
S16Liste des tâches incontournables pour la préparation d’un événement
Tâches Échéance Responsable(s)
Convenir du thème et de la formule
Former un comité organisateur
Partager les responsabilités
Déterminer un échéancier
Établir un budget
Réserver le lieu où se tiendra l’événement
Déterminer un programme préliminaire
Convenir avec les personnes ressources des modalités diverses
Traiter les informations concernant les …afficher plus de contenu…

✓ décider s’il y aura des actes, des supports.
✓ réserver les salles, les services de restauration.
✓ faire le bilan financier.
✓ administrer le questionnaire de satisfaction et l’analyser.
✓ remercier les intervenants après l’événement et faire connaître les évaluations des ateliers aux animateurs.
Inscription
✓ Joindre à l’invitation et au programme, un formulaire d’inscription comprenant des informations sur les modalités d’inscription : délai, coût (éventuellement tarifs préférentiels), date limite, annulation et remboursement, type de paiement.
Accueil
Un comité d’accueil ayant pour mandat d’accueillir les participants, les intervenants, les animateurs d’ateliers, les exposants, …afficher plus de contenu…

Ce dernier présente les intervenants, introduit le thème de l’événement, établit les liens entre les ateliers, anime la plénière et s’assure du respect des horaires.
Boîte à outils “Accompagner les entreprises vers la réduction des déchets” 05/2011 2/3Budget
Sont à prévoir notamment :
✓ le coût de l’inscription (participation demandée, prise en compte des frais de repas) ;
✓ le nombre minimal d’inscription pour la tenue de l’événement ;
✓ le coût lié aux intervenants (en cas de prestation payante) ;
✓ le coût de location des salles, du matériel, du transport (si visite)