Alix Lebrun Le jj/mm/aa
Assistante de Mmanager

À : M. Daumain, M. Cloval P.J. : analyse statistique, diagramme causes-effets

RAPPORT D’ÉTUDE
Les dysfonctionnements des réunions au sein du Comité de direction

Les éléments d’étude relatifs aux réunions mettent en évidence un certain nombre de dysfonctionne¬ments.
Pour réduire les insatisfactions, je dresserai tout d’abord un état des lieux de la si¬tuation, puis vous trouverez une réflexion sur les causes des dysfonctionnements.
Le dernier point est une proposition de pistes de solutions.

I. Présentation de la situation actuelle
1. Identification du problème
De nombreuses réunions sont organisées pour accompagner l’activité du comité de direction. L’analyse statistique montre que 468 réunions ont été organisées en N, soit 39 réunions en moyenne par mois. Le temps consacré aux réunions atteint près de 1 200 heures en N, soit une centaine d’heures par mois.
L’utilité de certaines réunions est remise en cause par certains cadres. Les aspects logistiques génèrent également des insatisfactions, qui se manifestent par une perception négative de ces moments de concertation, engendrant des retards, des absences (12 %) et des tensions entre les collaborateurs.
2. Les enjeux de l’amélioration des réunions
Ces réunions sont nécessaires mais génèrent des insatisfactions exprimées par l’encadrement et par les assistants chargés de la logistique.
Outre les pertes de temps, les coûts engendrés par ces réunions sont très importants : temps passé par les collaborateurs, location de salles à l’extérieur (une évaluation sommaire de cette location permet d’avancer la somme de 15 500 € par an)…
Il est impératif de faire disparaître l’image négative que représentent ces moments de concertation aux yeux des collaborateurs. Le travail de résolution du problème doit porter à la fois sur l’organisation en amont, mais également sur la conduite et le suivi des réunions. Compte tenu du temps et des