Le courrier classique et le courrier électronique

Le courrier professionnel a pour objectif d'établir une communication interpersonnelle entre un émetteur et un récepteur, à distance et de manière différée. Il transmet un message composé d'une information principale et d'informations secondaires.

1. Le style de la lettre

Le langage professionnel est un langage courant. La lettre doit être :
• complète : elle doit contenir toutes les informations nécessaires, et seulement celles-là ;
• concise : les phrases sont courtes, une idée = une phrase ;
• courtoise : le ton doit être agréable, professionnel, jamais agressif ;
• claire : le vocabulaire est simple, mais précis; aucune ambiguïté ne doit subsister.

2. La structure de la lettre

Un message professionnel doit être efficace, donc structuré. Son plan comporte :
• l'introduction : elle annonce le contenu de la lettre. Dans cette partie, on présente les faits, on rappelle une situation antérieure, on explique la situation actuelle;
• le développement : il précise le contenu de la lettre : l'idée principale, suivie éventuellement des idées secondaires. Elle contient le cœur du sujet. Il s'agit, selon la situation, de convaincre, demander, argumenter, expliquer... On anticipe également les questions ou objections du destinataire ;
• la conclusion : elle reprend l'objet et comprend des remerciements, elle résume les décisions ou les attentes, la demande... selon le cas. Elle est brève ;
• la formule de politesse : c'est elle qui conclut la lettre et laisse la dernière impression à l'interlocuteur. Elle doit donc être soignée.

3. Les particularités du courrier électronique

La présentation du message est conditionnée par celle des logiciels de messagerie :

• Émetteur et destinataire(s) apparaissent dans la partie d'identification du message, ils sont reconnus à partir de leur adresse électronique ;
• L'objet : il doit indiquer le contenu du message ;
• La rédaction du