Mettre en place une gestion electronique de documents

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Chapitre 3 Mettre en place une gestion électronique des documents (GED) |
Applications professionnelles |
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Claude Quillet |
11/05/2012 |

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1. Evaluer etadapter une solution de GED

a. Enoncez les intérêts de la gestion informatisée des dossiers du personnel pour cette entreprise.

* Stocker, gérer et regrouper une masse importante de documentspapier sous une forme électronique ;
* uniformiser les méthodes d’indexation et de classement des documents ;
* consulter rapidement et facilement les documents stockés ;
* éviter lespertes de données par la circulation d’originaux ;
* sécuriser l’ensemble des données.

b. Peut-on parler de GED dans ce cadre précis ?

On peut parler de GED dans ce cas précis car
* Lesinformations seront saisies via des formulaires en ligne ;
* Les documents des salariés seront numérisés et indexés ;
* Les dossiers seront consultables et modifiables « en ligne » ;
* Unsystème d’alerte aidera le gestionnaire RH.

c. Après analyse de la fiche « création d’un salarié », proposez des améliorations : rubriques ou informations manquante, documents à rattacher àchaque rubrique…

Le dossier semble assez complet. On peut éventuellement y ajouter le planning hebdomadaire ou mensuel, ainsi que les congés pris ou à prendre, les absences et les temps de formation.En plus de cela, il faut ajouter la mention suivante :
Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectificationaux informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en vous adressant à …………………………………… (Veuillez préciser le service et l’adresse).

d. Comment allez-vous procéder pour insérer lalettre envoyée à M. Bresson dans le système GED de votre entreprise ?

Il faut numériser le document, l’indexer et l’enregistrer dans la GED. Le papier original sera archivé.

2. Compresser des...
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