Suite au nombreux problème de gestion documentaire dans l’entreprise, un nouveau dispositif prévoit d’être mis en place. Ce dispositif sera présenté en 4 parties : Définition, Démarche qualité de la G.E.D, Inconvénients de la G.E.D ainsi que Règlementations et obligations de la G.E.D.

La G.E.D
(Gestion électronique de documents)

I. Définition

La G.E.D (Gestion électronique de documents) est aussi appelé G.E.I.D (Gestion électronique de l’information et des documents). Ce système consiste à mettre à disposition les documents et l’information contenue dans un court délai pour la circulation de documentation au sein d’une entreprise. Ce dispositif requiert d’importantes ressources financières mais s’avère très efficace dans les problèmes internes comme externe.

II. Démarche qualité de la G.E.D

La G.E.D intervient comme composante mais aussi comme aide dans la démarche qualité. Elle permet d’entretenir la documentation plus efficacement, de résoudre d’éventuelles anomalies. Ce système permet aussi de faciliter la recherche ou l’accès aux documents d’une entreprise, ce qui permet d’éviter des pertes de temps inutiles et ainsi rendre le travail du personnel plus efficace. La numérisation, le stockage, le classement, la diffusion ainsi que l’archivage des documents sont la principale fonction de la G.E.D et intègrent la démarche qualité.

III. Inconvénients de la G.E.D

Comme pour n’importe quel autre dispositif, la gestion électronique des documents n’est pas parfait et comporte donc certains inconvénients : -La mise en place d’une G.E.D implique des couts financiers importants liés aux infrastructures techniques comme l’installation des équipements.

-Pour l’utilisation de la G.E.D, une formation serait envisageable afin que le personnel soit capable de manié les logiciels ou les équipements nécessaires au dispositif.

-L’archivage de la G.E.D a une date limite de conservation, selon la loi Française.

IV. Règlementations et