preparer un salon

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  • Publié le : 22 avril 2014
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Préparer un salon
La participation aux manifestations commerciales est, de loin, le meilleur outil de communication, surtout dans le cadre d'une prospection de nouveaux marchés. Avant toute démarche d'exposition, il est recommandé aux entreprises de participer d'abord à ces manifestations en tant que visiteurs. En effet, la visite permet à l'entreprise de bien choisir lesalon, de repérer les lieux stratégiques et de se faire une idée générale avant d'y participer en tant qu'exposant.
La visite d'un salon | La participation à un salon | Les assurances foire et prospection
La visite d'un salon
La visite d'un salon est la première étape pour préparer sa propre exposition. Les entreprises visitent souvent les manifestations internationales dans le cadre de leurétude de marché où elles mettent à jour leurs connaissances et se procurent de la documentation. L'objectif de la visite consiste à s'informer sur les tendances, les nouvelles technologies, les nouveautés en terme de produits et d'établir les premiers contacts. La visite d'un salon permet surtout de se faire une idée des différentes manifestations et de sélectionner celle qui serait susceptible deconvenir aux produits de l'entreprise. La visite d'un salon demande, elle aussi, une préparation sérieuse : c'est un investissement qu'il faut rentabiliser au maximum. Il est impossible de visiter tous les stands, il est conseillé de consulter le catalogue des exposants et de repérer les stands les plus intéressants.

La participation à un salon
La participation d'une entreprise à unemanifestation commercial est le meilleur moyen d'élaborer une stratégie de communication à l 'international. C'est l'occasion pour l'entreprise de mettre à profit tous ses atouts afin d'attirer le plus de prospects possibles sur le stand. La préparation du salon ne doit pas être négligée. Bien que le coût soit élevé, les retombées s'avèrent intéressantes (cf. tableau).
La préparation
Avant toutedémarche, l'entreprise doit constituer un planning afin de gérer au mieux le temps qui lui est attribué. Il faut savoir que la préparation est l'étape décisive car c'est à ce moment que se joue le succès ou l'échec de l'exposition.

PLANNING
Temps
Tâches à accomplir
Observation
12 mois
 
Location du stand
Plus le stand sera réservé à l'avance, plus l'entreprise bénéficiera d'un emplacementstratégique.
11 mois
Sélection des produits à exposer
Les produits seront choisis en fonction du public visé.
10 mois
Etude de la décoration du stand
Réservation de l'hôtel
La décoration doit être étudiée de manière rigoureuse, car elle influence le passage des visiteurs.
Il faut réserver l'hôtel à l'avance car en période d'exposition, ces derniers sont souvent complets.
9 mois
Conceptiondu stand
Préparation du matériel à exposer
La période de la conception du stand varie suivant le type de stand. Un stand personnalisé demande une période plus longue qu'un stand livré par l'organisateur.
Il faut penser à un emballage adapté au mode de transport.
8 mois
Réservation des branchements d'eau, d'électricité (téléphone, fax)
 
7 mois
Mise au point d'une politiquepromotionnelle
L'animation du stand accentue l'impact de la participation. Certains stands se démarquent des autres grâce à ce critère.
6 mois
Choix des hommes et des hôtesses
Choisir des professionnels.
5 mois
Formation du personnel
L'accueil doit être impeccable, c'est pourquoi une formation pré-salon est souvent utile.
4 mois
Vérification du matériel
Réservation du transport du matérielPréparation de la documentation d'entreprise (plaquette, catalogue)
Réservation de la publicité dans le catalogue des exposants
Pour le transport de la marchandise, il est conseillé de faire appel à un transitaire possédant une expérience en matière d'expositions.
3 mois
Réservation des billets d'avion
Vérification des passeports
Préparer les cartons d'invitations
Les invitations...