1 – Proposez le maximum de canaux de communication à vos clients et prospects, souvent les numéros de téléphone surtaxés voir même en 0 800 xxx xxx rebutent les clients qui doivent appeler depuis un téléphone portable ou de chez eux.
2 – Mettez en place une solution de CRM (ex: Sage CRM) avec une historisation des échanges (appels, emails, courriers…), afin d’éviter la situation où le client à l’impression de n’être qu’un numéro. Reliez votre solution de CRM à votre ERP, Outlook, CTI… afin d’éviter les pertes d’informations, les silos de données…
3 – Evitez les “transferts sauvages” entre les opérateurs et les différents services qui obligent les clients à raconter à chaque fois leur histoire, à redonner leur numéro client…
4 – Ne faites pas attendre le client des heures en ligne, proposez-lui de le rappeler ou au minimum indiquez un temps d’attente prévisionnel (via les fonctions de CTI). Si ce n’est pas possible proposez deux niveaux de contrat, un standard et un premium, avec des accès prioritaires.
5 – Ne faites pas de promesse que vous ne pouvez pas tenir (ex: rappel dans la journée…), car la déception et l’insatisfaction sera encore plus forte !
6 – Ne proposez pas des solutions sans écouter le client raconter (le cœur de) son problème… Le client a toujours l’impression que son problème est unique et il réclame de l’écoute avant tout… Après la phase d’écoute vous pouvez alors être force de proposition, mais pas avant…
Vous pouvez aussi mettre en place des fonctionnalités de détection automatique de problèmes (ex dans une application, sur un site internet, emails avec des trucs & astuces envoyés au fil du temps…) afin d’être pro-actif et ne pas attendre que le client soit en situation d’échec :

7 – Si vous ne pouvez rien faire, dites-le… On ne peut pas toujours trouver une solution à tous les problèmes !
8 – Laissez toujours une marge d’autonomie aux opérateurs, ou au pire un transfert à un manager, afin de montrer que votre entreprise est