Le terme records management est généralement traduit en français par « gestion des archives courantes et intermédiaires» ou « gestion des documents d’archives. Mais de plus en plus d’entreprises tendent à utiliser le terme « record management » .

L’archivage est-elle une obligation?

Oui, selon la loi N° 79-18 du 3 janvier 1979, « Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ».Dès sa création, un document devient une archive. Par ailleurs, le terme « Archives » est depuis l'émergence des nouvelles technologies, associé à une grande diversité de supports : du document papier jusqu'au disque optique, en passant par les fichiers électroniques, les bandes magnétiques, etc.

L’objectif de l’archivage

Les archives sont à la fois un instrument de communication, un moyen de preuve et un outil de mémoire aux durées de conservation variables.Son objectif est d’organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont une entreprise peut avoir besoin pour justifier son activité, dans un objectif de traçabilité, d’intégrité, de sécurité, de garantir l’existence et l’accessibilité des documents, leur authenticité, leur fiabilité et de permettre qu’ils soient exploitables.
La conservation des archives répond à un triple intérêt : Organiser la gestion des documentsElle permet d’organiser la gestion courante d’un service (en administration comme en entreprise), et de disposer en permanence des informations utiles.
Justifier les droits des personnes physiques ou moralesElle permet de justifier les droits et obligations des et en cas de contestation, de posséder des preuves.
Sauvegarder la mémoireElle permet, en constituant les matériaux de l’histoire, de sauvegarder la mémoire.

Les documents d’archives comprennent un contenu, un