BTS Assistant de manager - Cas CIMN
EXEMPLE DE COPIE
Première partie : Réalisation d’un diagnostic et proposition de solution(s)

Camille Galiot
Assistant(e) de Manager

A M. Louis VANVOORDE Le
PJ : 2

RAPPORT D'ÉTUDE sur le dysfonctionnement de la gestion documentaire au sein du CIMN

Monsieur,

Introduction
Rappel de la réunion
Rappel de la demande
Annonce du plan

I - Présentation de la situation actuelle

Un système documentaire est constitué de l'ensemble des données ou informations, des documents et des enregistrements ayant une incidence sur la qualité et sur la maîtrise des processus.

Lors de la réunion du …, nous avons constaté qu'il y avait un dysfonctionnement dans le système documentaire du CIMN. C'est un problème organisationnel qui a des incidences financières et techniques.
En effet, actuellement, les documents réalisés lors d'un projet ne sont pas disponibles ni accessibles facilement, car les procédures actuelles ne sont pas suivies. Il y a alors des incidences financières car la perte de temps pour rechercher un document est importante. On constate, de plus, que ces recherches sont fréquentes.
C'est un problème qui concerne le CIMN mais qui s'étend aussi à nos partenaires extérieurs. Ces derniers doivent pouvoir consulter et mettre en ligne des documents pour la gestion des projets.

Les enjeux sont importants pour le CIMN et pour le suivi des projets : non seulement notre image pourrait se dégrader mais nous risquons aussi de perdre des marchés ou de voir certains projets suspendus ou reportés par les commanditaires.
De plus, il est très important de pouvoir répondre immédiatement à toute demande pour ne pas dépasser les budgets.

Un système documentaire bien maîtrisé doit permettre d'augmenter la productivité en partageant les connaissances et les expériences et ainsi de gagner du temps dans l'avancement des projets.
L'objectif est donc de mettre en place un processus qui