FICHE D'ATTTRIBUTION DE FONCTION
Titre : Attribution de fonction
Fonction : Assistante de Direction
Poste : Secrétariat de Direction

N° FONCTION DEFINITION
01 Gestion et organisation du Secrétariat 1. Traiter les courriers « arrivée » et « départ »
• Attribuer des numéros
• Faire copie
• Classer pour faciliter la recherche
• Gérer les courriers électroniques
2. Répondre aux appels téléphoniques
• Appels internes et externes
3. Accueillir les visiteurs
• Réserver un bon accueil, mettre le visiteur à l'aise
4. Assister son supérieur hiérarchique dans la rédaction des courriers
5. Tenir l'agenda de son supérieur pour la gestion des rendez-vous.

02 Participation à l’organisation administrative et à la gestion du patrimoine 1. Gérer les ressources humaines
• Participer à la rédaction des courriers relatifs aux demandes de congés, de permission, de prêt du personnel et autres
• Recevoir les demandes de stage et d'emploi et faire des propositions de réponse.

2. Gérer les fournitures de bureau
• Tenir une fiche de stock
• Tenir la petite comptabilité.
03 Organisation des réunions et rédaction des procès verbaux 1. Préparer l’avis de réunion et le distribuer aux participants
2. Préparer la salle de réunion
• Mise en place de la liste de présence, disposer la table et les chaises, aéré la salle, veiller à sa propreté, disposer les documents à consulter si nécessaire
• Prendre des notes
• Rédiger selon les cas, un PV, un compte rendu oral ou écrit, faire un rapport ou un mémorandum

04 Participation à la réalisation des missions d’étude d’analyse et de recherche 1. Préparer les documents nécessaires pour la réalisation de ces missions
2. Faire des réservations
3. Acheter les billets de voyage.

NB:
La fonction d'Assistante de Direction comme le mot même le dit consiste en une parfaite assistance de son supérieur hiérarchique ainsi que de ses collaborateurs. C'est un travail à la fois passionnant et difficile car elle