NOTE DE SYNTHÈSE
Introduction
Il semblerait que le service des achats subit des dysfonctionnements purement techniques mais aussi humains. Après avoir procéder à un entretien individuel avec chaque collaborateur du service nous avons demandé à chaque salarié d’établir une liste des tâches concernant leurs activités quotidienne afin de cerner le problème plus en détail.
1. Les dysfonctionnements constatés
Nous avons pu remarquer que la production du service était médiocre. Les acheteurs font des erreurs dans la saisie des commandes mais aussi dans la négociation des taris et des conditions d’achat. Un retard dans la gestion de dossiers contentieux a été remarqué. Et des Lenteurs et erreurs dans la recherche et l’analyse documentaire.
2. Les contraintes
Malgré les dysfonctionnements important certains points concernant l’organisation ne peuvent pas être changés. En effet, la répartition des tâches du responsable demeure inchangée. La répartition des tâches en matière de traitement du courrier et de gestion des appels téléphonique est efficace. Madame Bernard a émis le souhait pour des raisons personnelles d’effectuer à temps partiel sur la base de 18 heures par semaine. Les tâches qui accusent un retard doivent être réparties.
3. La répartition des tâches
Mme Lantier est une spécialiste du secrétariat commercial et doit concentrer ses activités sur ce type de tâche. Or lorsqu’on étudie ses tâches, on peut remarquer que certaines tâches lui ont été confiées alors que ce n’est pas de son ressort. Il faut concentrer le travail de Mme Lantier uniquement sur l’aspect administratif commercial.
Par ailleurs Madame Boyer a suivi dernièrement une formation sur le thème « Recherche et analyse documentaire » utile pour la préparation des réunions. Elle peut donc partager les heures de préparation des réunions et participation aux réunions ainsi que la rédaction des comptes rendus avec Mesdames Cardot et Lantier et prendre à sa charge toutes les recherches