Conduire des réunions

Pages: 25 (6189 mots) Publié le: 10 décembre 2012
CONDUIRE DES REUNIONS


I. LES OUTILS DE GESTION DU GROUPE : GENERALITE

Conférences, débats, tables rondes, groupes de travail, assemblées générales, briefing, brainstorming... autant de motifs de se réunir dans l'entreprise. Tout le monde a déjà participé à une réunion et est susceptible de l'organiser lui-même. Voici quelques règles simples à respecter pour préparer vos réunions en toutesérénité.

1.1. Préparer la réunion
1.1.1 Première étape : la détermination du sujet.
La « réunionite » passe pour être la maladie de nombreuses organisations ou entreprises, aussi la première question à se poser est bien « la réunion est-elle indispensable ? ». Si la réponse est oui, définissez précisément les objectifs qu'elle doit atteindre, il est à noter que selon le sujet, on choisiraun type de réunion adapté.

Les différents types de réunion
OBJECTIFS TYPES DE REUNION CARACTERISTIQUES
Transmettre des informations Les congrès, colloques, conférences. Rassemblement de 30 à 500 personnes avec un conférencier qui a un rôle d information.
Les assemblées générales. Réunion de 10 à 100 personnes autour d’un président de séance.
Les réunions d'informations descendantes.Briefing, exposé de décisions... Ces réunions remplacent une note d'information pour permettre un échange et une réponse aux questions posées.
Les interviews de groupe. Ces réunions ont pour objectif de recueillir des informations auprès d'un groupe de 5 à 10 personnes.
Préparer ou prendre des décisions Réunions - discussions, commissions de travail, tables rondes. La discussion gérée par l'animateurdoit aboutir à une solution, une décision ou une conclusion...
Les groupes de créativité ou brainstorming. Ces réunions recherchent des solutions originales à un problème posé.
Confronter des opinions divergentes Réunions de négociation. L'animateur ou médiateur recherche un accord entre des sous-groupes aux points de vue différents, voire divergents.

1.1.2 Deuxième étape : les participantsLa sélection des participants s'effectue en fonction du thème retenu. Pour une réunion de travail, 5 à 10 personnes sont invitées pour obtenir une dynamique de groupe et une participation active des membres. Au delà de 10, la réflexion est plus longue et le groupe tend à se fractionner. Les participants seront choisis pour leur compétence ou expérience, un commercial pour sa connaissance de laclientèle, un technicien pour sa maîtrise de la production...

1.1.3 Troisième étape : la date et la durée
La date est définie d'une part selon les disponibilités des intervenants indispensables au bon déroulement de votre réunion et d'autre part en fonction de contraintes matérielles (réservation de la salle par exemple). Quant à la durée, d'un maximum de 2 à 3 heures, elle varie selon lesobjectifs de travail définis pour conserver l'attention et la concentration des participants.

1.1.4 Quatrième étape : le lieu
Disposer d'une salle adaptée facilitera la conduite de la réunion. Ainsi, une taille en adéquation avec le nombre de participants, un équipement matériel performant (tableau, rétroprojecteur, micro...), un confort suffisant sont des éléments favorables à la communicationentre les membres.

1.1.5 Cinquième étape : la convocation
Selon le type de réunion, elle se fera par affichage (congrès, conférence) ou par invitation individuelle personnalisée ou non (assemblée générale). Il ne faut pas sous-estimer l'importance de la convocation à une réunion de travail, sous peine de constater que certaines personnes ne sont pas disponibles, sont en retard ou n'ont paspréparé leur intervention. Ces difficultés sont alors source de perte de temps voire de conflit entre les individus groupe.

Une bonne convocation



1.1.6 Sixième étape : les conditions matérielles annexes
La bonne organisation d'une réunion facilite les échanges et la participation. Il convient donc d'éviter toute perturbation (téléphone, visiteurs, marteau piqueur...), de résoudre les...
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