Correspondance administrative

Pages: 18 (4381 mots) Publié le: 12 juin 2012
La correspondance administrative

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INTRODUCTION

Ce fascicule ‘’La correspondance administrative’’ a été réalisé dans le cadre du Plan de communication interne de l’Académie d’Orléans-Tours, afin d’améliorer la qualité de l’écriture des documents administratifs et leur lisibilité, par la définition de règles simples de présentation et de rédaction. Que soient remerciées les personnes quiont participé à ce travail et tout particulièrement Martine LEROUX de l’Inspection Académique du Loiret qui a fourni les éléments nécessaires à l’élaboration de ce document. La réalisation d’une charte graphique permettra également d’améliorer la communication, en facilitant l’identification des courriers en provenance de nos services et contribuera sans doute à la modernisation du service publicd’éducation.

ONT CONTRIBUE A LA REALISATION DE CE DOSSIER : -----

Margaret AUMONT Chantal CUSSE Evelyne DOISNEAU Claude EMERY Yves FEUNTEUN Gérard GUILLAUMIE Martine LEROUX Danièle PATTOU Jacqueline POIRIER

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LES REGLES GENERALES DE LA COMMUNICATION ECRITE
Lorsque vous écrivez, veillez à : Ne pas multiplier les objets. Faire un plan : le plan aide à choisir et à hiérarchiser lesinformations. Pour le lecteur, le plan aide à comprendre rapidement la démarche et la logique du texte. L'introduction rappelle l'objet de la correspondance. Le développement expose les arguments ou la réglementation. La conclusion fait apparaître la décision prise ou la solution adoptée. Tenir compte du destinataire qui n'a pas forcément connaissance de l'affaire. Reformuler sa demande, dans le casd'une, réponse. Replacer les choses dans leur contexte. Hiérarchiser les informations. Il y a toujours une hiérarchie des informations: ordre chronologique, du particulier au général, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au détail. Choisir les arguments. Quand vous écrivez pour convaincre ou pour ordonner, commencez par lister les arguments que vous allezdévelopper. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hiérarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides. Choisir ses mots. En fonction de votre public, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage. Vous éviterez ,en général les termes techniques. Respecter les règles de lisibilité, c'est-à-dire : - bannir lejargon de spécialiste et les mots savants - éviter le franglais - donner la signification d'un sigle dès la première utilisation - faire des phrases courtes et développer une idée par phrase - alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées - veiller à l'équilibre des paragraphes - si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller à le faire apparaître clairement (pagination) Choisirle ton juste. Dans la plupart des écrits professionnels, vous devez éviter le ton affectif. Il vous faudra à l'inverse éviter le ton péremptoire. Vous pourrez inclure dans vos phrases des incidentes, utiliser le conditionnel, des adverbes ou la forme interrogative.

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Aller à l'essentiel. N'oubliez pas que dan~ un écrit professionnel, l'objectif visé est l'efficacité qui exige que l'on aillerapidement à l'essentiel. Citer les faits. Citez toujours les faits tels que vous les avez observés ou qu'ils vous ont été rapportés. Donnez des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible. Utiliser des formules positives. A la relecture, efforcez-vous de retraduire vos formulations négatives en formulations positives. Ne dites pas: notre établissement n'a eu que 20 % d'échecsau bac, mais dites: notre établissement a eu 80 % de réussite au bac. Limiter la redondance. La répétition' des informations peut parfois être utile et délibérée. La plupart du temps, elle est involontaire et dénote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les répétitions ou les redondances.

LA SPECIFICITE DU STYLE ADMINISTRATIF

Le caractère officiel de l'écrit impose un certain...
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