La correspondance administrative

2

INTRODUCTION

Ce fascicule ‘’La correspondance administrative’’ a été réalisé dans le cadre du Plan de communication interne de l’Académie d’Orléans-Tours, afin d’améliorer la qualité de l’écriture des documents administratifs et leur lisibilité, par la définition de règles simples de présentation et de rédaction. Que soient remerciées les personnes qui ont participé à ce travail et tout particulièrement Martine LEROUX de l’Inspection Académique du Loiret qui a fourni les éléments nécessaires à l’élaboration de ce document. La réalisation d’une charte graphique permettra également d’améliorer la communication, en facilitant l’identification des courriers en provenance de nos services et contribuera sans doute à la modernisation du service public d’éducation.

ONT CONTRIBUE A LA REALISATION DE CE DOSSIER : -----

Margaret AUMONT Chantal CUSSE Evelyne DOISNEAU Claude EMERY Yves FEUNTEUN Gérard GUILLAUMIE Martine LEROUX Danièle PATTOU Jacqueline POIRIER

3

LES REGLES GENERALES DE LA COMMUNICATION ECRITE
Lorsque vous écrivez, veillez à : Ne pas multiplier les objets. Faire un plan : le plan aide à choisir et à hiérarchiser les informations. Pour le lecteur, le plan aide à comprendre rapidement la démarche et la logique du texte. L'introduction rappelle l'objet de la correspondance. Le développement expose les arguments ou la réglementation. La conclusion fait apparaître la décision prise ou la solution adoptée. Tenir compte du destinataire qui n'a pas forcément connaissance de l'affaire. Reformuler sa demande, dans le cas d'une, réponse. Replacer les choses dans leur contexte. Hiérarchiser les informations. Il y a toujours une hiérarchie des informations: ordre chronologique, du particulier au général, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au détail. Choisir les arguments. Quand vous écrivez pour convaincre ou pour ordonner, commencez par lister les arguments que vous allez