La dématérialisation est tout simplement la suppression des documents papier et leur remplacement par des documents en format numérique. Cela concerne aussi bien les déclarations sociales et fiscales que les entreprises adressent à l’administration, que les factures et les bons de commande qu’elles échangent avec leurs clients et fournisseurs. En vue d'atteindre cet objectif, la dématérialisation cherche à traduire électroniquement la valeur probante, c’est-à-dire la valeur juridique et légale, des documents.

Bien avant cette évolution, les entreprises se contentaient de supports d'informations matériels (documents papier) comme les factures d‘achats et de ventes, les bons de commande, les bons de livraison. Ces documents faits manuellement par les comptables avaient tout de même une garantie d’authenticité car on y déposait une signature propre à chaque entreprise. Or, cela n’était pas sans risques ni inconvénients. En effet, on pouvait assister à des erreurs humaines se produisant lors de la saisie, à des risques de perte ou de retard liés aux envois de documents.
En outre, depuis 1991, les entreprises ont la possibilité de dématérialiser leurs traitements comptables. Sous réserve du respect de certaines conditions, ces traitements dématérialisés tiennent lieu de documents d'origine. Et selon le type de document transmis, un certain nombre de conditions doivent être remplies pour en garantir la conformité juridique. Entre alors en jeu la signature numérique (ou le certificat d'identité ) qui permet, à l’aide d’un procédé cryptographique, de garantir l’intégrité du document signé et l’identité du signataire. Un simple document en format pdf par exemple, ne suffit pas car il peut être modifié.

Cette dématérialisation entre bien évidemment aussi dans les relations entre les entreprises et ses partenaires et y joue un rôle très important. Même si avant ce phénomène les relations entre l’entreprise et ses tiers étaient en quelque sorte harmonieuses, aujourd’hui